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Jah­res­end­verar­bei­tung Lohn

1 Ausgangslage

Die Überprüfung der Lohnabrechnungen und Auszahlungen im Abrechnungsjahr ist von großer Bedeutung. Sowohl Bank- als auch Barauszahlungen sollten präzise mit den berechneten Beträgen in den Lohnabrechnungen übereinstimmen. Sollten Unstimmigkeiten auftreten, ist eine umgehende Korrektur erforderlich, da nach der Meldung an die AHV und Versicherungen keine Änderungen mehr vorgenommen werden können.

Weshalb ist es von entscheidender Bedeutung, die Lohnabrechnungen sorgfältig zu überprüfen? Es gibt eine Vielzahl von überzeugenden Gründen:

  • Mitarbeiter verdienen eine faire und akkurate Lohnabrechnung sowie eine entsprechende Auszahlung.
  • Der Lohnausweis spiegelt die berechneten Gehälter jedes Mitarbeiters wider, was Auswirkungen auf die Steuerpflicht hat. Daher ist Genauigkeit von höchster Bedeutung.
  • Alle Sozialversicherungsprämien, wie AHV, Unfallversicherung, Pensionskasse und Krankentaggeldversicherung, basieren auf den gemeldeten Löhnen, die auf Grundlage der Lohnabrechnung für das gesamte Jahr berechnet werden. Unstimmigkeiten zwischen den Lohnabrechnungen und den tatsächlich ausbezahlten Löhnen können dazu führen, dass Sie entweder zu viel oder zu wenig Sozialabgaben zahlen. Dies kann bei den regelmäßigen AHV-Inspektionen auffallen und zu Strafen, Nachzahlungen und hohen Verzugszinsen führen.
  • Abweichungen zwischen den berechneten und den ausbezahlten Löhnen führen zu Unstimmigkeiten in der Buchhaltung. Dies kann zeitraubende/kostspielige Untersuchungen verursachen, um den Fehler zu finden, was sowohl den Buchhalter belastet als auch unnötigen Ärger verursacht. Es ist wichtig, eine gute Arbeitsbeziehung mit Ihrem Buchhalter aufrechtzuerhalten, da er eine Schlüsselperson in jedem Unternehmen ist.
  • Fehler in der Lohnabrechnung können das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen erschüttern und zu Unzufriedenheit führen.

2 Schritt-für-Schritt-Anleitung zur einfachen Überprüfung der Lohnabrechnungen

1. Überprüfen Sie die korrekte Auszahlung der Löhne

Sie erhalten von der Lohnbuchhaltung eine vollständige Liste mit alle berechneten Löhne für jede/n Miatarbeiter. Die sogenannte Lohnliste oder Lohnblätter. Dort ist der auszubezahlende Lohn fürs ganze Jahr aufgeführt.

Auf Ihrem Bankkonto können Sie alle Lohnzahlungen suchen und die Ergebnisse als PDF herunterladen. Wenn Sie Löhne in bar ausgezahlt haben, sollten Sie alle Quittungen für Barauszahlungen sammeln. Wir empfehlen jedoch immer, über das Bankkonto zu zahlen, da dies die Überprüfung erleichtert.
Es kann hilfreich sein, eine Tabelle für jeden Mitarbeiter zu erstellen, in der Sie die tatsächlich geleisteten Zahlungen verfolgen können. Eine Excel-Tabelle eignet sich ideal für diese Aufgabe, da sie Ihnen die Berechnung des Gesamtbetrags der Auszahlungen erleichtert.

Vergleichen Sie die Lohnblätter mit der Auszahlungsliste
Legen Sie die Lohnblätter und Ihre Auszahlungsliste nebeneinander und vergleichen Sie die Gesamtbeträge. Auf diese Weise können Sie sofort feststellen, wo Abweichungen auftreten. Bei Mitarbeitern, bei denen Unstimmigkeiten auftreten, suchen Sie den Monat, in dem der Fehler aufgetreten ist.
Zu wenig Ausbezahlt
Angenommen, Sie haben zu wenig ausbezahlt, dann ist die Lösung einfach. Notieren Sie die Differenz für jeden betroffenen Mitarbeiter und führen Sie eine Lohnnachzahlung in Höhe des Differenzbetrags durch. Wenn dies noch im Dezember möglich ist, umso besser; andernfalls tun Sie dies im Januar. Geben Sie bei der Banküberweisung an: "Lohnnachzahlung [Monat] Angestellter Familienname und Vorname

Beispiel: Lohnnachzahung Feb. 2023, Müller Paul
Zu viel ausbezahlt
Wenn Sie zu viel Geld ausgezahlt haben, können Sie dies vom Mitarbeiter zurückfordern. Es ist wichtig, dies ausführlich zu erklären und zu dokumentieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

Geben Sie die Differenz der Lohnbuchhaltung an, und ziehen Sie den Korrekturbetrag idealerweise vom Dezember- oder Januarlohn des Mitarbeiters ab. Beachten Sie jedoch, dass Sie die Lohnabrechnung nicht rückwirkend ändern dürfen, da diese bereits den Mitarbeitern ausgehändigt wurde (jeder Mitarbeiter sollte monatlich seine Lohnabrechnung erhalten).

Eine Ausnahme besteht, wenn der Firmeninhaber sich selbst zu wenig ausbezahlt hat. In diesem Fall kann eine rückwirkende Korrektur vorgenommen werden, sofern die Löhne noch nicht in die Finanzbuchhaltung eingeflossen sind. Andernfalls ist es ratsam, in der letzten Lohnabrechnung des Jahres eine Korrektur vorzunehmen.
Frühzeitig kontrollieren
Je früher Sie Fehler entdecken, desto einfacher ist es, sie zu korrigieren. Korrekturen innerhalb desselben Jahres sind wesentlich unkomplizierter als solche, die über das Jahresende hinausgehen.
So vermeiden Sie von Anfang an Fehler:
  • Überprüfen Sie jeden Monat die Lohnabrechnungen und korrigieren Sie sofort Unstimmigkeiten in Absprache mit Ihrem Buchhalter oder Treuhänder.
  • Melden Sie Neueintritte und Austritte von Mitarbeitern umgehend und korrekt. Zum Beispiel: "Austritt von Müller Franz zum 31. Mai 2023."
  • Informieren Sie Ihren Buchhalter rechtzeitig über Lohnabzüge für Sozialversicherungen wie AHV, BVG, UVG und KTG. Dies sollte am Anfang des Jahres vor der ersten Lohnabrechnung erfolgen.
  • Übermitteln Sie die Lohnzahlungen anhand von Auszahlungslisten vom Buchhalter oder noch besser, verwenden Sie ein XML-Dateiformat, um die Zahlungen direkt an die Bank zu senden, nachdem die Löhne überprüft und korrigiert wurden.
  • Melden Sie die Löhne frühzeitig, idealerweise bis zum 20. des Monats. Erfassen Sie Stundenlöhne jeweils vom 20. bis zum 20. des Folgemonats, um diese sofort der Buchhaltung mitzuteilen. Falls dies nicht möglich ist, führen Sie zwei separate Lohnläufe durch: einen für monatliche Löhne und einen für Stundenlöhne.
  • Geben Sie klare und eindeutige Lohnmeldungen ab. Wenn es Änderungen im Arbeitspensum oder Lohnerhöhungen gibt, vermerken Sie diese in den Bemerkungen.
  • Fordern Sie bei Krankheit oder Unfall innerhalb von zwei Tagen vom Mitarbeiter Arztzeugnisse an und senden Sie Kopien davon an den Buchhalter. In der Lohnmeldung sollten Sie dann auf die Krankheit oder den Unfall hinweisen.
  • Kommunizieren Sie klar und rechtzeitig mit der Buchhaltung, um Missverständnisse und Unstimmigkeiten sofort zu klären. Bedenken Sie, dass ein Treuhänder oder Lohnbuchhalter, der eine große Anzahl von Mandanten betreut, nicht alles im Kopf behalten kann. Es ist wichtig, klare Informationen bereitzustellen, damit die Lohnabrechnung korrekt erfolgen kann.

2. Melden Sie Mitarbeiteraustritte und -eintritte rechtzeitig

Es ist von großer Bedeutung, Ein- und Austritte zeitnah zu melden, um sicherzustellen, dass die Lohnabrechnung korrekt durchgeführt werden kann.

Das Lohnprogramm berechnet Teillöhne automatisch für Eintritte, die nach dem Monatsersten erfolgen. Daher ist es entscheidend, das genaue Eintrittsdatum zu kennen.

Gleiches gilt für Austritte, sei es aufgrund von Kündigungen, Freistellungen oder fristlosen Kündigungen. Bei Austritten sollten Sie auch die bereits in Anspruch genommenen Urlaubstage mit dem verfügbaren Urlaubsguthaben abgleichen, um eine Ausgleichszahlung für zu wenig oder zu viel in Anspruch genommene Urlaubstage zu ermöglichen.

Wenn es zu wenige Urlaubstage gab, ist die beste Lösung, dem Mitarbeiter entsprechend früheren Urlaub zu gewähren, der den fehlenden Tagen entspricht.

Im Falle von zu vielen in Anspruch genommenen Urlaubstagen kann dies durch einen Lohnabzug korrigiert werden.
Verwenden Sie Personallisten
Die Buchhaltung kann Personallisten aus dem System generieren, auf denen Sie die Eintritts- und Austrittsdaten für jeden Mitarbeiter sehen können. Fordern Sie diese Listen regelmäßig an, wenn Zweifel bestehen. Dies ermöglicht es, Fehler bei Ein- und Austritten rasch zu erkennen und zu korrigieren.

3. Meldung von Änderungen bei den Sozialabzügen im neuen Jahr

AHV/IV/EO/ALV

Die AHV-Abzüge sind in allen Kantonen gleich. Änderungen sind der Buchhaltung bekannt und müssen nicht unbedingt gemeldet werden. Es schadet jedoch nicht, die Meldung trotzdem zu machen falls Sie einen Breif dazu von der AHV bekommen.

Pensionskasse (BVG)

Erfragen Sie bei der Pensionskasse die Listen der Pensionskassenabzüge für jeden Mitarbeiter. Die Buchhaltung muss diese Abzüge in der Lohnabrechnung berücksichtigen, daher leiten Sie sie sofort an die Buchhaltung weiter. Bei Lohnänderungen im neuen Jahr gibt es oft auch Änderungen im Pensionskassenbeitrag. Beachten Sie, dass Mitarbeiter mit einem Monatslohn unter 1820 CHF nicht pensionskassenpflichtig sind. (Höher verdienende Mitarbeiter ab dem 17. Altersjahr zahlen nur einen Risikobaitrag, ab dem 25. Altersjahr auch Sparbeiträge)

Unfall Versicherung (UVG)

Die Unfallversicherung, sei es die SUVA oder private Unfallversicherer, ändern ihre Tarife regelmäßig. Diese Änderungen werden normalerweise bereits im November bekannt gegeben. Leiten Sie diese Mitteilungen umgehend an die Buchhaltung weiter. Andernfalls könnten zu Beginn des Jahres falsche Abzüge vorgenommen werden, was zeitaufwändige Korrekturen nach sich zieht.

Krankentaggeld Versicherung (KTG)

Auch die Krankentaggeldversicherung ändert regelmäßig ihre Tarife. Teilen Sie die neuen Prozentsätze sofort der Buchhaltung mit und senden Sie eine Kopie des Schreibens von der Versicherung. Beachten Sie, dass die Krankentaggeldversicherung nicht obligatorisch ist, aber die meisten Betriebe versichert sind.


Wenn Sie die neuen Tarife noch nicht an die Buchhaltung oder die Lohnbuchhaltungsabteilung weitergeleitet haben, holen Sie dies bitte umgehend nach..

Im Zweifelsfall können Sie bei der Versicherung anrufen, um nachzufragen, ob sich etwas geändert hat. Wenn nicht, senden Sie eine E-Mail an die Buchhaltung, um mitzuteilen, dass Ihnen die Versicherung bestätigt hat, dass keine Tarifänderungen vorgenommen wurden.

4 Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen zu den einzelnen Themen sind unter den nachfolgenden Links zu finden: