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Jahresendverarbeitung Buchhaltung |
1 Ausgangslage
Am Jahresende ist es wichtig, einige Vorkehrungen zu treffen, damit die Buchführung ordnungsgemäss abgeschlossen werden kann – dies hilft auch dabei, Steuern zu sparen. Dazu gehören das Berücksichtigen des Wertverlusts von Vermögenswerten, das Anpassen des Wertes von Beständen und das Zurücklegen von Geld für zukünftige Ausgaben. Es ist die Aufgabe des Unternehmens, dem Buchhalter die nötigen Zahlen zu liefern, damit dieser die Buchhaltung dementsprechend anpassen kann. Es ist auch möglich, ein finanzielles Polster anzulegen, um für zukünftige Zeiten vorzusorgen und darin noch Steuern zu sparen.
2 Betriebsarten und erforderliche Informationen für den Jahresabschluss
Unternehmen lassen sich in der Regel in drei Kernkategorien einteilen:- 1. Handel
- 2. Dienstleistung
- 3. Produktion
- Mischformen der 3 Arten
Handelsbetrieb
Ein Handelsbetrieb spezialisiert sich auf den Verkauf von Waren, die er nicht selbst herstellt, sondern einkauft, um sie mit einem Aufschlag weiterzuverkaufen – die Kunst des Handels liegt in der Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis. Diese Unternehmen verfügen üblicherweise über ein Lager, um prompte Lieferungen zu gewährleisten, oder betreiben ein Einzelhandelsgeschäft, in dem die Regale stets prall gefüllt sind. Der Kern eines solchen Einzelhandelsgeschäfts ist die Möglichkeit für Kunden, Produkte persönlich in Augenschein zu nehmen, sie sofort zu erwerben und mit nach Hause zu nehmen, was ihnen ins Auge fällt.Liste Warenbestand
Über das Jahr verteilt erleben die Lagerbestände eines Ladens eine stete Veränderung, getrieben durch den Verkauf an Kundschaft und die daraufhin notwendige Nachbefüllung. Kleinere Einzelhändler verzichten häufig auf eine tägliche Bestandsaufnahme und wählen stattdessen eine Stichtagsinventur, bei der zum Jahresende eine exakte, physische Zählung und Dokumentation des vorhandenen Inventars erfolgt.Für grössere Handelsbetriebe ist die sogenannte "Permanente" oder "Fortlaufende Inventur" die Methode der Wahl. Dieses fortschrittliche System erlaubt eine lückenlose und unmittelbare Erfassung aller Bewegungen im Warenbestand, sodass zu jedem Zeitpunkt ein genauer Überblick über das Inventar gewährleistet ist.
Unabhängig von der gewählten Methode der Bestandsführung ist es essentiell, der Buchhaltung eine detaillierte Inventarliste zur Verfügung zu stellen. Diese Liste sollte sämtliche Artikel umfassen und deren jeweiligen Einkaufswert ausweisen. Hier ein Beispiel:
Inventarliste Boutique Stilflair Zürich per 31.12.2024
| Warenart | Menge | Einkaufspreis | Total |
|---|---|---|---|
| Jeans | 20 | 12.50 | 250.00 |
| Shirts | 30 | 8.00 | 240.00 |
| Pullover Wolle | 15 | 9.80 | 147.00 |
| Total | 637.00 |
Übersicht der noch zu bezahlenden Lieferungen (2000 Verbindlichkeiten)
Hier verlangt die Buchhaltung eine Auflistung aller Rechnungen für Waren, die Ihnen zugestellt wurden, aber deren Zahlung Sie erst in ein paar Monaten leisten müssen. Über das Jahresende hinaus gibt es oft noch offene Rechnungen, die noch beglichen werden müssen.Nehmen wir als Beispiel einen Schmuckhändler, der Goldschmuck im Wert von 150'000 CHF gekauft hat, um sich auf das Weihnachtsgeschäft vorzubereiten. Dieser Betrag ist noch offen und wird erst im Januar beglichen, nachdem er während der Weihnachtszeit und dem Januar-Schlussverkauf gute Umsätze erzielt hat. Seine Verbindlichkeiten gegenüber dem Grosshändler würden in seiner Liste folgendermassen aussehen:
Verbindlichkeiten gegenüber Grossist Bijoudaddy: 150'000 CHF
Übersicht aller ausstehenden Zahlungen für Ihre gelieferten Waren (1100 Forderungen)
Diese Liste umfasst alle noch offenen Kundenrechnungen. Sie haben im vergangenen Jahr Waren geliefert und in Rechnung gestellt, doch einige dieser Rechnungen wurden noch nicht beglichen. Wenn Sie Waren auf Rechnung liefern – also die Ware zuerst verschicken und die Bezahlung erst nach beispielsweise 20 Tagen erwarten –, kann es vorkommen, dass am Jahresende noch Zahlungen für gelieferte Waren ausstehen.Verständliche Aufstellung aller Schulden
Diese Liste beinhaltet sämtliche Schulden, einschliesslich aller Arten von Darlehen und speziellen Krediten, wie zum Beispiel solche, die im Rahmen der Covid-Pandemie aufgenommen wurden. Es ist wichtig, auch die Zinsen für diese Kredite zu berücksichtigen, sofern dies im Vertrag festgelegt wurde. In einfachen Worten: Hier finden Sie eine klare Zusammenfassung all dessen, was Sie finanziell zurückzahlen müssen, inklusive der zusätzlichen Kosten, die durch Zinsen entstehen.Detaillierte Auflistung aller gewährten Darlehen
In dieser Liste erfassen Sie alle Darlehen, die Sie entweder an sich selbst oder an Dritte vergeben haben. Dazu zählen zum Beispiel Hypotheken oder persönliche Darlehen an den Inhaber des Unternehmens. Auch Darlehen, die an Mitarbeiter vergeben wurden, sind hier aufgeführt. Während Vorschüsse oft kurzfristig sind und normalerweise innerhalb eines Jahres geregelt werden, haben Darlehen in der Regel eine längere Laufzeit. Diese Übersicht gibt einen klaren Einblick in alle Geldbeträge, die die Firma verliehen hat, unabhängig davon, ob es sich um grössere Summen wie bei Hypotheken oder um kleinere Beträge handelt.Edelmetalle wie Gold, Silber, Platin und Ähnliches
Edelmetalle unterliegen oft Wertschwankungen. Daher ist es wichtig, den genauen Bestand an Barren und Münzen in Kilogramm und Gramm exakt zu erfassen. Diese detaillierte Auflistung hilft dabei, den aktuellen Wert des Bestandes im Verhältnis zum Einkaufspreis zu ermitteln und somit die Vermögenslage realistisch einzuschätzen.Goldbestand Girotex AG am 31.12.2023
| Barren | Menge | Einkaufspreis | Aktueller Preis am 31.12.2023 |
Total |
|---|---|---|---|---|
| 100 Gramm Barren | 20 | 5'212.00 | 5'774.00 | 115'480.00 |
| 500 Gramm Barren | 2 | 4'360.00 | 28'543.50 | 57'087.00 |
| Total | 172'567.00 |
Auflistung noch offener Rechnungen für Investitionen und Betriebskosten
Hier geht es um die Kosten für Anschaffungen oder Dienstleistungen, die noch nicht beglichen wurden. Dazu zählen Ausgaben für Einrichtungen, Innenausbau, Möbel, Maschinen und Geräte, Fahrzeuge, Computerausstattung sowie laufende Kosten wie Strom, Telefon und Miete. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen diesen Ausgaben und den Waren, die zum Weiterverkauf bestimmt sind. Diese Liste betrifft ausschliesslich Ausgaben für Dinge, die entweder direkt im Betrieb verwendet werden oder zur Produktion beitragen. Rechnungen für Waren, die zum Verkauf bestimmt sind, finden Sie in der separaten Liste "Noch nicht bezahlte, an Sie gelieferte Waren (2000 Verbindlichkeiten)"Übersicht aller potenziellen Risiken wie schwebende Rechtsfälle und vertraglich vereinbarte Rücklagen
Es ist klug, finanzielle Rücklagen für Verpflichtungen zu bilden, die möglicherweise eintreten könnten, aber noch nicht feststehen. Ein typisches Beispiel hierfür ist ein noch nicht abgeschlossener Rechtsstreit. In einem solchen Fall sollten Rücklagen in Höhe der erwarteten Anwalts- und Gerichtskosten sowie einer möglichen Zahlung an die Gegenpartei, falls der Prozess verloren geht, gebildet werden. Sobald der Fall geklärt ist, sollte die Buchhaltung darüber informiert werden, damit diese Rücklage entsprechend angepasst werden kann.Ein weiteres Beispiel ist ein Software-Ingenieur, der für eventuelle Fehler in seiner Arbeit bis zu einem bestimmten Betrag haften muss. In solchen Fällen ist es sinnvoll, zumindest einen Teil der maximalen Haftungssumme zurückzulegen. Auch hier ist es wichtig, die Buchhaltung zu informieren, damit diese Risiken im Jahresabschluss berücksichtigt werden können. Beachten Sie, dass die Bildung und Auflösung solcher Rücklagen die Gewinn- und Verlustrechnung beeinflussen, da sie sich auf das Betriebsergebnis auswirken.
Übersicht über Leasingverbindlichkeiten
In dieser Rubrik erfassen wir alle Leasingverträge, die eine Laufzeit von mehr als einem Jahr haben und somit nicht kurzfristig beendet werden können. Verpflichtungen aus Leasingverträgen, die innerhalb eines Jahres gekündigt werden können, müssen in dieser Aufstellung nicht zwingend enthalten sein.Es ist jedoch empfehlenswert, der Buchhaltung eine vollständige Liste aller Leasingverträge zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise erhält die Buchhaltung einen umfassenden Überblick über alle laufenden und langfristigen Leasingverbindlichkeiten des Unternehmens.
Dienstleistungsbetrieb
Ein charakteristisches Merkmal von Dienstleistungsbetrieben ist, dass sie in der Regel kein Warenlager führen. Daher entfällt für diese Art von Unternehmen die Notwendigkeit, eine Lagerinventarliste zu erstellen. Dennoch sind alle anderen für die Buchführung relevanten Listen auch für Dienstleister unerlässlich. Dazu gehören beispielsweise die Auflistungen der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten, Leasingverpflichtungen und etwaige Rückstellungen für schwebende Risiken. Dies stellt sicher, dass auch Dienstleistungsunternehmen ihre finanzielle Situation vollständig und korrekt darstellen können.Immaterielle Vermögenswerte
Darunter versteht man Werte, die nicht physisch Vermögensgegenstände sid. Sie haben oft einen wesentlichen Wert haben und sind für die langfristige Wertschöpfung des Unternehmens wichtig. Zu den immateriellen Vermögenswerten gehören:- Patente und Urheberrechte: Diese schützen Erfindungen, Designs und kreative Werke und können einem Unternehmen exklusive Rechte zur Nutzung und Vermarktung dieser Erfindungen gewähren.
- Marken: Der Name und das Image eines Unternehmens können einen erheblichen Wert darstellen, insbesondere wenn sie ein starkes Kundenvertrauen und Markenloyalität erzeugen.
- Software und Technologien: Entwickelte oder erworbene Software und Technologien, die einzigartig sind und dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bieten.
- Kundenbeziehungen und Netzwerke: Aufgebaute Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern, die zukünftige Einnahmen generieren können.
- Goodwill: Dieser entsteht oft bei Unternehmensübernahmen und repräsentiert den Mehrwert, der über den materiellen Vermögenswerten liegt. Er kann Faktoren wie Ruf, Kundenstamm und Marktposition umfassen.
Wenn Ihr Unternehmen über immaterielle Vermögenswerte verfügt, darunter Marken, Patente, Urheberrechte sowie selbst entwickelte Software und Technologien, ist es wichtig, diese in Ihrem Inventar zu erfassen. Die Bewertung solcher Vermögenswerte erfordert eine sorgfältige Abstimmung mit Ihrem Buchhalter und gegebenenfalls den Einbezug externer Fachleute.
Bei der Bewertung immaterieller Vermögenswerte können folgende allgemeine Richtlinien hilfreich sein:
- IIdentifizierbarkeit und Kontrolle: Immaterielle Vermögenswerte müssen eindeutig identifizierbar und vom Unternehmen kontrollierbar sein.
- Langfristiger, quantifizierbarer Nutzen: Diese Werte sollten einen mehrjährigen, messbaren Nutzen für die Organisation bringen.
- Erfassung und Messung der Aufwendungen: Die Kosten für selbst erstellte immaterielle Werte sollten separat erfasst und bewertet werden.
- Finanzielle Mittel zur Fertigstellung: Es sollte geprüft werden, ob ausreichende finanzielle Mittel vorhanden sind, um einen immateriellen Vermögenswert fertigzustellen und zu nutzen.
- Planmässige Abschreibung: Die Abschreibung von immateriellen Werten sollte über die zukünftige Nutzungsdauer erfolgen. Falls diese nicht eindeutig bestimmbar ist, sollte die Abschreibung über einen Zeitraum von 5 bis maximal 20 Jahren vorgenommen werden.
- Regelmässige Überprüfung der Werthaltigkeit: Die Werthaltigkeit immaterieller Anlagen sollte periodisch überprüft werden.
- Erstbewertung gemäss Swiss GAAP FER 10: Bei der Erstbewertung sollten immaterielle Vermögenswerte auf Basis des niedrigeren Wertes zwischen Anschaffungs-/Herstellungskosten und erzielbarem Wert überprüft werden. Der höhere Betrag aus Nutzwert und Nettoveräusserungswert ergibt den erzielbaren Betrag, der dem Buchwert gegenübergestellt wird.
- Ausweis des niedrigeren Wertes in der Bilanz: Der niedrigere Wert aus Buchwert oder erzielbarem Betrag wird in der Bilanz ausgewiesen. Wertminderungen oder -aufholungen werden erfolgswirksam gebucht.
- Unterscheidung der Herstellungskosten: Bei selbst erstellten immateriellen Vermögenswerten ist zwischen bilanzierbaren und nicht bilanzierbaren Kosten zu unterscheiden.
- Bestimmung der Nutzungsdauer: Die vorsichtige Festlegung der Nutzungsdauer ist entscheidend. Laut FER 10.8 ist eine Nutzungsdauer von bis zu 5 Jahren und in begründeten Fällen bis zu 20 Jahren zulässig.
- Offenlegung zum Verkauf bestimmter Werte: Laut FER 10.2/16 müssen immaterielle Vermögenswerte, die zum Verkauf bestimmt sind, unter den Vorräten ausgewiesen werden.
- Aufgliederung in der Bilanz: Die Bilanz sollte gemäss Swiss GAAP FER in Kategorien wie Lizenzen/Franchising, Patente und technisches Know-how, Marken und Verlagsrechte, EDV-Software, Entwicklungskosten und übrige immaterielle Werte aufgegliedert werden.
Produktionsbetrieb
In Produktionsbetrieben kommt neben dem üblichen Warenlager eine weitere wichtige Komponente hinzu: der Lagerbestand an Rohmaterialien. Diese Materialien variieren je nach Branche. Zum Beispiel könnten Stahlbauunternehmen Stahlrohre lagern, während Hersteller in der Kommunikationstechnik Fiberglaskabel und in der Elektronikbranche elektronische Bauteile vorhalten. Die chemische Industrie lagert verschiedenste Chemikalien, und andere Fertigungsbereiche führen Halbfabrikate.Ein gutes Beispiel hierfür ist eine Druckerei, die Papier, Karton und Druckertinten lagert. Bei einem Schokoladenhersteller wären es Zutaten wie Kakao, Zucker und Milchpulver. In einer Schreinerei wären es verschiedene Holzarten und Beschläge. Diese Vielfalt bildet die Grundlage für Produktionsprozesse und muss daher präzise in der Buchhaltung erfasst werden, um einen genauen Überblick über die verfügbaren Ressourcen und den Bedarf an weiteren Materialien zu gewährleisten.
Darüber hinaus ist es wichtig, eine Liste der unfertigen und fertigen Erzeugnisse sowie eventuell noch nicht fakturierte Dienstleistungen, die vor Jahresende erbracht wurden, zu erstellen. Fertige Erzeugnisse werden im Warenlager aufgeführt, während unfertige Erzeugnisse separat gelistet werden. Je nach Art des Produktionsbetriebs können auch unfertige Erzeugnisse einen erheblichen Wert darstellen. Ein Beispiel hierfür ist die Produktion von Booten in einer Werft, die noch nicht vollständig abgeschlossen sind.
Immaterielle Vermögenswerte
In der Produktentwicklung, einem Schlüsselbereich für Produktionsbetriebe, spielt die Anmeldung und der Besitz von Patenten eine zentrale Rolle. Patente sind ein wesentlicher Bestandteil der immateriellen Vermögenswerte eines Unternehmens und müssen in der Buchhaltung entsprechend berücksichtigt und aufgeführt werden. Diese Patente repräsentieren oftmals einen erheblichen Wert, da sie dem Unternehmen exklusive Rechte zur Nutzung, Produktion und Vermarktung einer Erfindung oder eines bestimmten Verfahrens gewähren.Ein anschauliches Beispiel für die Bedeutung von Patenten findet sich in der Pharmaindustrie. Hier sind Patente für Wirkstoffe in Medikamenten von unschätzbarem Wert. Diese Patente schützen die Forschungs- und Entwicklungsarbeit des Unternehmens und sichern ihm das exklusive Recht zu, den patentierten Wirkstoff für einen bestimmten Zeitraum zu produzieren und zu verkaufen. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, die erheblichen Investitionen in Forschung und Entwicklung zu amortisieren und Gewinne zu erzielen, bevor der Wirkstoff nach Ablauf des Patentschutzes möglicherweise von Generika-Herstellern nachgeahmt wird.
Ähnlich verhält es sich in anderen High-Tech-Branchen, wie beispielsweise in der Elektronik- oder Automobilindustrie, wo Patente für innovative Technologien, Fertigungsverfahren oder Softwarelösungen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen können. Ein Automobilhersteller könnte beispielsweise ein Patent für ein neues, effizienteres Elektromotordesign besitzen, das die Leistung und Reichweite seiner Fahrzeuge verbessert. In der Elektronikbranche könnten Patente für fortschrittliche Halbleitertechnologien oder für spezielle Softwarealgorithmen in Smartphones und anderen Geräten von grosser Bedeutung sein.
Diese Beispiele verdeutlichen, wie essentiell Patente für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit in der Produktentwicklung sind. Sie sind nicht nur ein Schutzmechanismus für Innovationen, sondern auch ein wesentlicher Vermögenswert, der das langfristige Wachstum und die Rentabilität eines Unternehmens massgeblich beeinflussen kann. Deshalb ist es unabdingbar, dass Patente sorgfältig in der Liste der Vermögenswerte der Buchhaltung erfasst und bewertet werden, um ein genaues und vollständiges Bild der finanziellen Lage des Unternehmens zu gewährleisten.
3 Betriebsspezifische Ergänzungen
Jeder Betrieb hat individuelle Bedürfnisse. Wir empfehlen Ihnen, sich mit Ihrem Buchhalter abzustimmen, der mit den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens vertraut ist und Ihnen massgeschneiderte Ratschläge geben kann.Dieser Hinweis richtet sich insbesondere an Betriebe mit externer Buchhaltung, bei denen Sie als Unternehmensleitung die erforderlichen Zahlen zusammentragen müssen. Wenn die Buchhaltung vollständig intern abgewickelt wird, sind diese Informationen natürlich bereits bekannt.
Der Zweck der oben aufgeführten Informationen besteht darin, einen umfassenden Überblick über die tatsächliche finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu schaffen. Eine ehrliche und vollständige Übersicht, die von der Buchhaltung erstellt wird, ist für die kurz- und langfristige Planung durch das Management unerlässlich.
4 Digitale Buchführung, Lagerhaltung, Kundenverwaltung
ie hier aufgeführten Aufgaben können durch einen digital organisierten Betrieb vereinfacht werden. Eine Lagerverwaltung mit QR- oder EAN-Codes, die mit Scannern eingelesen und automatisch vom Lagerbestand abgebucht werden, löst das Problem mit Inventarlisten effektiv. Professionelle Betriebssoftware wie ABACUS, SAP oder Oracle bietet solche Gesamtlösungen an.Allerdings sollte man Kosten und Nutzen sorgfältig abwägen. Kleinbetriebe könnten mit solchen Lösungen finanziell überfordert sein und mangels Personal nicht in der Lage sein, diese effektiv zu nutzen. Ob sich der Einsatz lohnt, hängt von den individuellen Gegebenheiten ab.
5 Häufige Fehler beim Jahresabschluss
Die häufigsten Fehler die wir beobachten sind:- Keine oder unvollständige Inventarlisten
- Wareninventar wird fälschlicherweise zum Verkaufs- statt zum Einkaufspreis angegeben.
- Fehlende Aufstellung offener Forderungen und Verbindlichkeiten.
- Keine detaillierte Aufstellung von Schulden und Guthaben.
- Mangelnde Kommunikation zwischen Buchhaltung und Geschäftsleitung.
- Ignorieren von Informationen und Anfragen der Buchhaltung.
- Eine Haltung, die die Notwendigkeit der Mitarbeit in buchhalterischen Angelegenheiten unterschätzt.
Zur Korrektur dieser Fehler:
Es beginnt mit der inneren Einstellung zur eigenen Geschäftstätigkeit. Sobald Unternehmer die volle Verantwortung für ihr Unternehmen akzeptieren, beginnt der Wandel von einem Hobby-Unternehmer zu einem professionellen Geschäftsführer. Dieser Schritt ermöglicht es, Fachleuten zuzuhören und Neues zu lernen, was zu einem umfassenden Verständnis aller Geschäftsbereiche und zu informierten Entscheidungen führt.Was man nicht weiss, kann man lernen – der Wille dazu ist entscheidend.