Lohnabrechnung

Problematiken bei der Lohnabrechnung

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Was gehört in die Lohnabrechnung, wieviel darf man den Mitarbeitern schenken, was wenn ein Firmenwagen auch privat benutzt wird? Gut zu wissen damit es bei einer AHV Inspektion oder MWST Revision nicht zu bösen Überraschungen kommt.

Lohnabzüge für Sozialversicherungen    got to top

Prinzipiell werden die Sozalversicherungen partnerschaftliche zu jeweils 50% vom Arbeitgeber und 50% vom Arbeitnehmer bezahlt. Arbeitnehmer dürfen aber immer freiwillig einen grösseren Anteil oder sogar alles bezahlen.
Es gibt jedoch Ausnahmen zur 50/50 Regelung:
Nichtbetriebsunfallversicherung geht voll zu Lasten des Arbeitnehmers.
Betriebsunfallversicherung muss zu 100% vom Arbeitgeber bezahlt werden.
FAK Beiträge (Beiträge an die Familienausgleichskasse) gehen voll zu lasten des Arbeitgebers.


Hier eine Zusammenstellung aller Sozialbeiträge und wer welchen Teil bezahlt

  • AHV/IV/EO/ALV: 50% Arbeitgeber - 50% Arbeitnehmer
  • Verwaltungskosten AHV/IV/EO/ALV: 100% Arbeitgeber - 0% Arbeitnehmer
  • Betriebsunfallversicherung: 100% Arbeitgeber - 0% Arbeitnehmer
  • Nichtbetriebsunfallversicherung: 0% Arbeitgeber - 100% Arbeitnehmer
  • Krankentaggeldversicherung: 50% Arbeitgeber - 50% Arbeitnehmer
  • Pensionskassenbeiträge: 50% Arbeitgeber - 50% Arbeitnehmer
  • FAK (Familienausgleichsbeiträge): 100% Arbeitgeber - 0% Arbeitnehmer

Taggelder der Unfallversicherung oder Krankentaggeldversicherung    got to top

Taggelder sind prinzipiell nicht AHV-pflichtiger Lohn weshalb auf diese keine AHV/IV/EO/ALV-Beiträge bezahlt werden. Bei der Pensionskasse entfällt der Pensionskassenbeitrag nach einer Wartefrist von meistens 3 Monaten. (Im PK-Vertrag nachschauen unter Prämienbefreiung)

Dies kann dann zu einer Situation führen, dass der Mitarbeiter bei längerer Krankheit mehr Lohn bekommt als wenn er arbeiten würde. Ohne die Abzüge für die Sozailversicherungen Ist der Nettoloh möglicherweise dann höher als der Nettolohn mit allen Abzügen. Deshalb ist der Arbeitgeber berechtigt, den 100% des Lohns übersteigenden Teil zu kürzen. Dies sollte vorzugsweise im Arbeitsvertrag erwähnt werden um keine Klage zu riskieren.

Bezieht ein Arbeitnehmer während mehr als einem Jahr Taaggelder (Unfall oder Krankentaggelder), so wird für Ihn dann kein AHV-Beitrag einbezahlt, was zu einer AHV-Lücke führen kann. Er kann diesen fehlenden AHV-Beitrag freiwillig einzahlen. Dazu soll er seine AHV-Abrechnungsstelle kontaktieren.

Geschäftsauto (auch privat genutzt)    got to top

Oft findet man, dass für Aussendienstleute oder leitende Angestellte ein Firmenwagen zur Verfügung steht, den die entsprechende Person auch privat nutzen darf.
Der privat genutze Geschäftswagen ist die bedeutendste Gehaltsnebenleistung in der Schweiz. Als Geschäftsfahrzeug gelten nur Fahrzeuge, welche im Besitz der Firma sind oder von dieser geleast werden. Das Nummernschild und die Versicherungspolice lautet auf die Firma und es ist in der Police klar deklariert, dass es sich um ein geschäftlich genutztes Fahrzeug handelt.
Es ist auf jeden Fall zu empfehlen, dass Sie folgende Punkte mit den entsprechendn Mitarbeitern vertraglich regeln: 1. Kosten, Versicherungen, Gebühren und Steuern
2. Die private Nutzung von Geschäftsautos ist klar definiert.
3. Fälle rund um Haftung und Schadenersatz sind klar geregelt.


Wie muss nun diese private Nutzung beim Lohn berücksichtigt werden. Die AHV und Steuerbehörde sieht dies als einen steuerpflichtigen Naturallohn, der in den massgebenden Lohn hineingerechnet werden muss. Es wird vom Anschaffnungswert ein pauschaler Privatanteil von 9.6% jährlich oder 0.8% monatlich vom Kaufpreis (ohne Mehrwertsteuer) gerechnet. Kostet das Auto also 65'000 CHF, so muss man dem Angestellten monatlich 520.- CHF in die Lohnabrechnung hineinrechnen. Es ist mindestens 150. CHF zu deklarieren, auch wenn das Auto sehr günstig ist. Ein Auto, das 17'500 CHF kostet würde monatlich zwar nur mit 140.- zu buchen schlagen, man muss jedoch trotzdem min. 150.- deklarieren. Der Kaufpreis ist nicht der Neupreis des Autos. Bei Gebrauchtwagen zählt der effektiv bezahlte Preis.

Im jährlichen Lohnausweis muss das Feld "F" angekreutzt werden (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn-und Arbeitsort)
Im Teil "Naturallohn" unter Ziffer 2.2 ist die private Nutzung des Geschäftswagens zu deklarieren.

Natürlich könnte man auch ein Fahrtenbuch führen, um die genauen geschäftlichen und privaten Kilometer zu eruieren. Dann würde man ende Jahr diese zusammenrechnen und daraus den prozentualen, privaten Anteil berechnen. Das Fahrtenbuch ist jedoch die weitaus kompliziertere und fehleranfälligere Lösung.

Alternative Möglichkeiten

Vielfahrer

Das Fahrzeug wird vom Angestellten selber gehalten, also auf seinen Namen eingelöst, Versicherung auf seinen Namen und von ihm gekauft.
Man kann dann 0.70 CHF pro Kilometer rechnen für die geschäftlichen Fahrten, die dem Mitarbeiter al Auslagenersatz zurückerstattet werden.
Dadurch fallen keine zusätzlichen Sozialabgaben an. Der Arbeitswegabzug in der privaten Steuererklärung bleibt weiterhin möglich (Führung eines Fahrtenbuches ist dabei aber notwendig).

Wenige Geschäftsfahrten aber langer Arbeitsweg

Nutzung eines gemischt genutzten Geschäftswagens. Deklaration des Privatanteils mittels der Pauschale von 0,8 % des Kaufpreises ohne Mehrwertsteuer pro Monat im Lohnausweis.

Wenige Privatkilometer aber langer Arbeitsweg

Nutzung eines gemischt genutzten Geschäftswagens. Abrechnung der Privatkilometer nach Bordbuch. Gemäss Wegleitung zum Lohnausweis sind die privat gefahrenen Kilometer (ohne Arbeitsweg) gemäss Ansatz aus der TCS-Tabelle als Naturalleistung unter Ziffer 2.2 zu deklarieren. Der Arbeitsweg wird mit einem Vermerk unter Buchstabe "F" abgehandelt. Bei Vorliegen eines von der Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglements können die privat gefahrenen Kilometer im Normalfall mit 40 Rappen pro Kilometer deklariert werden.

Viele Privatkilometer

Wenn Anteil des Mitarbeiters für die Privatnutzung höher ist als der Aufrechnungsbetrag von 0.8%, wird in der Lohndeklaration im Feld F ein Kreuz gemacht. Dann wird die Privatnutzung mit den 0.8% deklariert in Ziffer 2.2, in Ziffer 1 wird derselbe Betrag wieder abgezogen "Abzug Privatnutzung Geschäftswagen" und dann wird ein zusätzlicher Lohnabzug vorgenommen für die hohe Privatnutzung. Als Erklärung wird dann geschrieben: Dem Mitarbeiter wurden zusätzlich z.B. CHF 110 für die Privatnutzung vom Nettolohn abgezogen.

Keine Privatnutzung ausser Arbeitsweg

Im Arbeitsvertrag oder sonst einem Dokument muss klar geregelt sein, dass der Arbeitnehmer das Fahrzeug nicht für private Fahrten nutzen darf, ausser für den Arbeitsweg. Man kreuzt dann im Feld "F" des Lohnausweises an (Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort). Dieser 'Spezialfall' ist jedoch im Spesenreglement zu vermerken und durch die Steuerbehörde des Sitzkantons genehmigen zu lassen.

Geschäftsfahrzeug, nicht privat benutzt

Den Arbeitnehmern stehen perönliche oder unpersönliche Poolwagen zur Verfügung, die sie für Geschäftsfahrten nutzen können. Ausnahmsweise können die Arbeitnehmer einen Poolwagen bereits am Vorabend der Geschäftsfahrt nach Hause nehmen oder den Poolwagen am Tag nach der Geschäftsfahrt zurück bringen. Dieser Fall hat keine Auswirkung auf den Lohnausweis und muss nicht ausgewiesen werden. Beachten: Der Haken steckt hier im Wort ‚ausnahmsweise’. Nimmt der Arbeitnehmer während mehr als 50% der Arbeitstage einen Poolwagen mit nach Hause, muss das Feld „F – Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn - und Arbeitsort“ angekreuzt werden.

Mit einem Kleinwagen lassen sich private Steuern sparen

Normalerweise sind für jeden gefahrenen Privatkilometer 70 Rappen als Einkommen zu versteuern. Doch dieser Normalsatz gilt nur für Mittelklassewagen. Da Luxusfahrzeuge höhere Anschaffungskosten haben und der Unterhalt deutlich teurer ist, steigt auch der Kilometersatz.

Umgekehrt gilt: Wer sich mit einem günstigen Geschäftsauto zufrieden gibt, muss sich nur einen reduzierten Kilometerpreis für Privatfahrten anrechnen lassen.

Der Kilometerpreis ist aufgrund der effektiv anfallenden Kosten zu berechnen. Der TCS hat zu den Kilometerkosten das Handbuch «Autokosten» verfasst (siehe www.tcs.ch; für Mitglieder gratis, Nichtmitglieder 10 Franken).

Achtung! Als Arbeitgeber müssen Sie die Privatnutzung des Geschäftswagens unbedingt in die Lohnabrechnung miteinrechnen. Bei einer Kontrolle der AHV wird dies sonst aufgerechnet und falls der Mitarbeiter dann nicht mehr in der Firma arbeitet, müssen Sie auch seinen Anteil der Sozialabgaben bezahlen. Zudem kommt noch ein Verzugszins von 5% dazu.

Die Rechtliche Grundlage für geschäftliche gebrauchte Motorfahrzeuge finden Sie in Art. 327b OR.

Mitarbeitergeschenke    got to top

Geschenke verschiedenster Art wie eine Ferienreise, ein Geburtstagsgeschenk, ein Geschenk zu Hochzeit oder Geburt eines Kindes, werden von grosszügigen Unternehmern oft gegeben. Müssen diese in der Lohnabrechnung aufgeführt werden?

Egal ob als Städtereise oder Bargeld, Geschenke über 500.- CHF gelten entweder als Naturalgeschenk oder Bargeschenk und müssen im Lohn deklariert werden. Dadurch sind sie natürlich auch Teil des massgebenden, AHV-pflichtigen Lohns.
Bis und mit 500.- CHF muss man sie nicht angeben. Ist das Geschenk jedoch 520.- wert, so muss der ganze Betrag (520.-) angegeben werden, nicht nur der übersteigende Teil, also in unserem Beispiel nicht nur die 20.- CHF.

Geringfügige Löhne für Aushilfen oder Teilzeit bis 2300.-    got to top

Viele Betriebe sind kurzfristig auf Unterstützung angewiesen und beschäftigen eine zusätzliche Arbeitskraft für einige Tage. Für den Weihnachtsverkauf, Inventaraufnahme usw. Die Anstellung erfolgt meist ohne formellen Arbeitsvertrag auf mündliche Vereinbarung hin und auch die Bezahlung ist oft in Bar. Da die Löhne oft nur einige hundert Franken ausmachen, werden keine Sozialversicherungsbeiträge abgezogen.
Keine Beiträge müssen generell für Arbeitnehmende erhoben werden, bei welchen der massgebende Lohn den Betrag von CHF 2300.— pro Kalenderjahr nicht übersteigt und der Versicherte die Beitragsentrichtung nicht verlangt.
Bei in Privathaushalten beschäftigten Personen (z.B. Putzfrauen, Kindermädchen, Haushalthilfen, Hauswarte, etc.) müssen die Beiträge in jedem Fall entrichtet werden, auch wenn deren Lohn noch so bescheiden ist. Dasselbe für Personen, die von Tanz- und Theaterproduzenten, Orchestern, Phono- und Audiovisions-produzenten,Radio und Fernsehen sowie von Schulen im künstlerischen Bereich entlöhnt werden.
"Sackgeldjobs" von Jugendlichen sind von der AHV-Beitragspflicht befreit. Das heisst, dass z.B. Eltern, die in kleinem Umfang einen Babysitter beschäftigen, keine Arbeitgeberbeiträge abrechnen und einzahlen müssen, und dass vom geringfügigen Lohn des Babysitters auch kein AHV-Abzug gemacht werden muss. Damit wird vermieden, dass bei solchen Beschäftigungen entweder ein unverhältnismässiger administrativer Aufwand getrieben werden muss, oder dass die Auftraggeber in der Illegalität leben, wenn sie keine AHV-Beiträge abrechnen. Konkret sollen junge Leute bis Ende ihres 25. Altersjahrs keine Beiträge entrichten müssen, wenn ihr Einkommen aus einer Tätigkeit in Privathaushalten 750 Franken pro Jahr nicht übersteigt. Die beschäftigten Jugendlichen können aber verlangen, dass Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge mit der AHV abgerechnet werden.

Auf jeden Fall muss aber ein Lohnausweis erstellt werden.

Mitarbeiter im Rentenalter    got to top

Je nach Höhe des Lohnes, müssen auch für Rentner AHV-Beiträge bezahlt werden.
Einkommen bis 1400 Franken pro Monat sind für Personen im AHV-Rentenalter (Frauen ab 1. Tag des Monats nach dem 64. Geburtstag und bei Männern ab dem 65. Geburtstag) beitragsfrei. Freibetrag also bis CHF 16'800.00 im Jahr
Auf Einkommen über 1400.- sind Sozialbeiträge (AHV/IV/EO)zu bezahlen, jedoch keine Arbeitslosenversicherungsbeiträge (ALV). Nur jener Teil des Erwerbseinkommens, der den Freibetrag übersteigt, ist beitragspflichtig. Arbeitet jemand für mehrere Arbeitgebende, gilt der Freibetrag für jedes einzelne Arbeitsverhältnis. Der jeweilige Arbeitgeber bestimmt, ob er den monatlichen oder den jährlichen Freibetrag anwendet.

Im Rentenalter im Hausdienst erwerbstätig

Es ist auch nur der Teil beitragspflichtig, der den Freibetrag von CHF 1400.00 im Monat oder CHF 16'800.00 im Jahr übersteigt.

Selbständigerwerbende im Rentenalter

Wer selbständig und zusätzlich unselbständig erwerbstätig ist, hat für jede dieser Tätigkeiten Anspruch auf den Freibetrag. Für die selbständige Tätigkeit gilt: Wenn nach Abzug des Freibetrags das Jahreseinkommen kleiner ist als CHF 9400.00, gilt der niedrigste Beitragssatz: 5,223 Prozent.

Ausbildung und Weiterbildung    got to top

Als Unkosten gelten auch berufliche Aus- und Weiterbildungskosten (Kurs- und Examenskosten sowie Kosten für Lehrmaterial und Bücher usw.), die eng mit der beruflichen Tätigkeit der Arbeitnehmenden verbunden sind. Sie gelten deshalb nicht als Lohnbestandteil und müssen nicht als beitragspflichtiger Lohn abgerechnet werden.

Falls die Aus- oder Weiterbildung nicht in engem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit steht, müssen die Zuwendungen für die Aus- oder Weiterbildung vom Arbeitgeber als massgebenden Lohn deklariert werden. Es hängt also davon ab, welche Art von Ausbildung, respektive Weiterbildung bezahlt wird.

Die Zuwendung gilt auch dann als vom Arbeitgeber geleistet, wenn im Zeitpunkt, in dem sie gewährt wird, kein Arbeitsverhältnis besteht, der Empfänger aber rechtlich verpflichtet ist, nach der Ausbildung bei ihm zu arbeiten.

Mutterschaftsentschädigung    got to top

Die Mutterschaftsentschädigung ghört zum massgebenden Lohn und muss mit der AHV abgerechnet werden.

Ferienentschädigung    got to top

Die Ferienentschädigung ist Teil des massgebenden Lohns und muss mit der AHV abgerechnet werden.

Auszahlungen der Erwerbsersatzordung EO für Militärdienst    got to top

Die für geleisteten Wehrdienst von der EO ausbezahlten Beträge sind Teil des massgebenden Lohns und muss mit der AHV abgerechnet werden. Allerdings wenn der Arbeitgeber den üblichen Lohn abrechnet, der über der EO Entschädiugn liegt, so muss einfach dieser abgerechnet werden und die EO Beiträge verbleiben dem Arbeitgeber.

Der Militärsold an den Arbeitnehmer während seines Wehreinsatzes oder Zilvildiensteinsatzes gehört nicht zum massgebenden Lohn. Auch der Sold für Milizfeuerwehrleute bis 5000.-/Jahr ist beitragsfrei.

Auslagen Fahrt zur Arbeit    got to top

Falls der Arbeitgeber eine Entschädigung für die Fahrt zur Arbeit ausbezahlt, so muss dieser Teil zum Lohn dazugezählt werden und ist beitragspflichtiger, massgebender Lohn. Wird jedoch z.B. ein Generalabonnement für geschäftliche Reisen benutzt und werden im Jahr mehr als 40 Fahrten damit ausgeführt, so kann der Arbietnehmer dieses Abo auch für die Anreise zum Arbeitsort benutzen, ohne dass es dann zum Lohn dazugezählt werden muss.

Die ähnliche Problematik trifft auf die Benutzung von Geschäftsfahzeugen zu privaten Zwecken zu. Der Arbeitsweg gilt auch dort nicht als Unkosten und wird mit 0.8% des Kaufpreises für das Auto pro Monat dem Arbeitnehmer auf den Lohn aufgerechnet. (Siehe oben)

Ersatzleistungen der SUVA an Arbeitgeber    got to top

Ersatzleistungen der SUVA sind nicht beitragspflichtig.

Familienzulagen    got to top

Die Familienzulagen sind nicht beitragspflichtiger Lohn und müssen nicht mit der AHV abgerechnet werden. Allerdings sind diese vom Arbeitnehmer als Einkommen zu versteuern.

Verpflegung und Unterkunft am Arbeitsort    got to top

Wohnt ein Arbeitnehmer bei seinem Arbeitgeber, oder wird die Unterkunft von Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, so muss dies als Naturalbezug auf den Lohn aufgerechnet werden und ist Teil des massgebenden Lohns.
Verpflegung und Unterkunft der Arbeitnehmenden im Betrieb und im Hausdienst werden mit 33 Franken je Tag bewertet (Art. 11 Abs. 1 AHVV). Bei monatsweiser Berechnung sind ganze Monate zu 30 Tagen zu zählen. Allerdings gelten nur regelmässige Naturalleistungen zum massgebenden Lohn.
Gewähren die Arbeitgebenden nicht volle Verpflegung und Unterkunft, so ist der Gesamtansatz wie folgt aufzuteilen.
Frühstück Fr. 3.50
Mittagessen Fr. 10.—
Abendessen Fr. 8.—
Unterkunft Fr. 11.50

Dieser Ansatz gilt auch für das Hotel- und das Gastwirtschaftsgewerbe. Voraussetzung dafür ist, dass die Arbeitgebenden Unterkunft und Verpflegung in ihrem Betrieb oder in ihrer Hausgemeinschaft gewähren

Verwaltungsratshonorar    got to top

Vergütungen an Verwaltungsräte gelten als massgebender Lohn und sind Sozialabgabenpflichtig. Ebenso muss ein Lohnausweis erstellt werden.
Zu den Entgelten der Organe gehören namentlich Honorare, Tantiemen, Saläre und andere feste Vergütungen der Mitglieder der Verwaltung sowie Sitzungsgelder.

Geringfügige Löhne für Aushilfen oder Teilzeit bis 2300.-    got to top

Grundsätzlich unterliegt jedes Einkommen der AHV-Pflicht. Es gibt jedoch Ausnahmen. Darunter fallen sogenannte "geringfügige Löhne". Löhne von höchstens Fr. 2300.- im Jahr, müssen nicht mit der AHV abgerechnet werden und unterstehen nicht der AHV-Pflicht. AHV-Beiträge müssen nur abgerechnet werden, wenn dies von den Arbeitnehmenden ausdrücklich verlangt wird. Das könnte Sinn machen, weil ohne Beitragszahlungen indie AHV fehlend diese Beiträge als Beitragsjahre und würden eine reduzierte AHV-Rente zur Folge haben.

Und auch hier wieder eine Ausnahme innerhalb einer Ausnahme: Auf dem Lohn von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die im Privathaushalt der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers oder im Kunst- und Kulturbereich beschäftigt sind, müssen die Beiträge in jedem Fall bezahlt werden. Davon ausgenommen sind Löhne von jährlich maximal 750 Franken an in einem Privathaushalt beschäftigte Personen bis zum 31. Dezember nach Vollendung des 25. Altersjahres. Aber auch sie können vom Arbeitgeber verlangen, dass Beiträge abgerechnet werden.