Grundwissen Buchhaltung

Kurze Geschichte der Buchhaltung

Bild Buchhaltung Mittelalter

Es ist interessant und hilft zum bessern Verständnis der modernen Buchhaltung, wenn wir wissen, wie und warum sie entstanden ist.
Erste historische Aufzeichnung gehen bis ins Jahr 3500 v.Chr. zurück. Überall wo grosse Mengen an Waren- und Geldflüssen/Tauschgeschäfte vorgingen, wollte man etwas aufzeichnen.
Buchhaltungen mit Soll und Haben, ähnlich wie wir es heute gewohnt sind, liegen als Hauptbücher aus Genua mit den Einnahmen und Ausgaben der Regierung von 1340 vor. Gegliedert nach Debitoren mit Steuern, Anleihen und Strafen, weisen sie eindeutig die doppelte Buchführung auf. Lübbeck, Venedig und Florenz, überall in diesen Hadnelszentren können sie zu dieser Zeit gefunden werden.

Eine systematische Darstellung der Prinzipien lassen sich 1458 in einem Buch finden namens "Della Mercatura et del Mercante Perfetto (Vom Handel und dem perfekten Händler)" von Benedetto Cotrugli. Dieses Buch enthält ein Kapitel, das viele der Elemente der doppelten Buchführung beschreibt.

Der franziskanische Mönch Luca Bartolomes Pacioli publizierte 1494 ein Buch: Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita (Alles über Arithmetik, Geometrie und Proportion). Das Thema Buchhaltung umfasste dabei etwa einen Fünftel des Buches.

Die Kontenbilanz (summa summarium) ist das Ende von Paciolis Rechnungslegungs- Zyklus. Sollbeträge aus dem alten Hauptbuch werden auf der linken Seite der Bilanz und Gutschriften auf der rechten Seite aufgelistet. Sind die beiden Summen gleich, wird das Hauptbuch als ausgewogen angesehen. "Wenn nicht", sagt Pacioli, "gibt es einen Fehler in Deinem Buch, die Fehler musst Du suchen mit der Sorgfalt, Fleiss und Intelligenz, die Gott Dir gab."
(übersetzt ins englische von J.B. Geijsbeek, Ancient Double Entry Bookkeeping: Lucas Pacioli's Treatise, 1914)

Der wichtigste Fortschritt war die sachliche Aufgliederung des Hauptbuchs zur Bildung der Abschlusskonten. Das Buch wurde damals gedruckt, was seine Wichtigkeit hervorhebt, denn auch mit der Guttenbergschen Druckerpresse war es immer noch ein sehr aufwändiges und kostspieliges Verfahren. Dieses Buch beeinflusste die ganze europäische Welt und war zu der Zeit das Lehrwerk für Buchführung schlechthin.

Doppelte Buchführung, ist ein System der Buchhaltung die so genannt wird, weil jeder Eintrag auf ein Konto einen entsprechenden und entgegengesetzten Eintrag auf ein anderes Konto erfordert. Zum Beispiel würde die Aufzeichnung eines Verdienstes für eine Uhr in Bar von Fr. 1000 zwei Einträge erforderlich machen: eine Buchung von Fr. 1000 auf ein Konto namens "Kasse" und eine Buchung auf ein Konto namens "Handelsertrag". Dadurch kann man den Geldfluss genau ermitteln und auf einen Blick sehen, wieviel durch den Verkauf von Waren erzielt wurde. Derselbe Juwelier repariert auch Uhren, verkauft noch Schmuck usw. Für jede dieser Gruppen führt er ein eigenes Konto. "Uhrenreparaturen" und würde also buchen "Kasse" an "Uhrenreparaturen". Oder "Kasse" an "Schmuckwaren". Das allgemeine Konto "Handelsertrag" kann und sollte also als genauer bezeichnete Konten geführt werden, so dass er die wichtigen Teilgebiete seines Geschäftes genauer analysieren kann. Die Summe aller dieser Ertragskonten ergibt die Summe des Konto Kasse, ansonsten stimmt etwas nicht. Heutzutage wird natürlich ein Konto Bank geführt. Also würde die Summe aus "Bank" und "Kasse" der Summe aller "Handelserträge" ergeben.

Ein Handwerker würde hauptsächlich das Konto "Ertrag aus Arbeiten" führen und dieses allenfalls in diverse Unterbereiche gliedern.

Wie Sie sehen hat aber auch ein Handelsbetrieb wie ein Uhrengeschäft Erträge aus dem Verkauf von Handelswaren, wie auch Erträge aus Arbeiten. Oder ein Handwerker verkauft neben seinen Arbeiten auch noch Farbe an private Leute und an kleinere Malerbetriebe und somit auch Ertrag aus dem Verkauf von Handelswaren.

Wichtig an der Idee mit der doppelten Buchführung ist die Aufgliederung der verschiedenen Ertragszweige, Ausgabenzweige und die Herkunft des Geldes, so dass eine Analyse der Geschäftstätigkeit schnell möglich wird.
Würde man nur ein Buch mit zeitlich geordneten Einträgen für alle Ein- und Ausgänge benutzen, so fehlt die übersicht. Dieses Buch wird aber auf jedene Fall auch neben den Konten geführt und "Journal" genannt(Journal = Tagebuch, chronologische Erfassung aller verbuchten Geschäftsvorfälle). Die diversen Konten werden im Hauptbuch geführt. In der Geschäftbücherverordnung wird das Journal auch als Hauptbuch bezeichnet. Heutzutage ist ein Hauptbuch und gegebenenfalls auch Nebenbücher zur detaillierten Erklärung der Konten im Hauptbuch gesetzliche Vorschrift. Insbesondere die Lohnbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die fortlaufende Führung der Warenbestände bzw. der nicht fakturierten Dienstleistungen.
Die Bezeichnung Bücher leitet sich historisch ab, wo ein Journal als gebundens Buch und handschriftlichen Einträgen geführt wurde, sowie ein gebundens Hauptbuch mit den diversen Konten, auch handschriftlich nachgeführt. Zuerst wurde und wird immer der Eintrag ins Journal gemacht, dann auf das entsprechende Konto. Erst später wurden die Loseblatt Kontenblätter eingeführt, um gleichzeitig mit dem Eintrag ins Journal, auch mit einem Pauspapier denselben Eintrag auf das entsprechende Kontenblatt in einer Schreibmaschine eintragen zu können. Es wurden sogar spezielle Buchungsautomaten, für Buchhaltungen entwickelte Spezialschreibmaschinen, dazu entwickelt.
Heutzutage passiert das alles elektronisch auf spezialisierten Buchhaltungsprogrammen. Das Grundprinzip ist jedoch immer noch dasselbe wie anno 1494.

Doppelte Buchführung    got to top

Wie im geschichtlichen Teil erwähnt, ist die doppelte Buchführung eine Vorgehensweise, deren Nutzen schon im Mittelalter erkannt wurde und heutzutage noch weiter systematisiert ist.

Für jeden Geschäftsvorfall erfolgen immer zwei Buchungen. Die eine Buchung erfolgt auf der Sollseite, der linken Seite, die andere Buchung auf der Habenseite, der rechten Seite.

Beispiele

Beispiel 1: Kunde Roth bezahlt eine Rechnung über Fr. 1300.- bar. Diese Zahlung bedeutet eine Einnahme für die Kasse. Das Kassakonto ist ein Aktivkonto und wir buchen den Betrag auf der linken Seite, der Soll-Seite.
Kunde Roth ist ein Debitor. Durch seine Zahlung hat die Schuld uns gegenüber abgenommen und wir buchen den Betrag auf der rechten Seite, Haben - Seite seines Kontos (ebenfalls ein Aktivkonto).
Der Betrag wird demnach zweimal aufgeschrieben, einmal im Soll, einmal im Haben (zwei Buchungen) und der Buchungssatz lautet: Kasse an Debitor Roth oder (Kasse | Debitor Roth). (Aktivkonto/Aktivkonto).

Beispiel 2: Wir bezahlen aus dem Postscheckkonto eine Rechnung von Fr. 760.- an den Lieferanten Weber AG.
Diese Zahlung bedeutet eine Minderung des Postscheckguthabens und eine Minderung unserer Schulden bei Kreditor Weber AG. Das Postscheckkonto ist ein Aktivkonto und wir buchen den Betrag auf die Haben – Seite (rechte Seite). Kreditorenkonti sind Passivkonti und wir buchen den Betrag bei Kreditor Weber AG in die Soll-Spalte (die linke Spalte).
Der Buchungssatz lautet: Kreditor Weber AG an Post oder (Kreditor Weber AG | Post). (Passivkonto/Aktivkonto).

Beispiel 3: Wir nehmen bei der Bank Bankverein ein Darlehen über Fr. 35'000.- auf und lassen das Geld unserem Postscheckkonto gutschreiben. Dieser Geschäftsvorfall bedeutet eine Zunahme unserer Schulden auf der Passivseite und eine Zunahme auf der Aktivseite.
Wir buchen den Betrag mit dem Buchungssatz: Post an Bank Bankverein oder (Post | Bank Bankverein). (Aktivkonto/Passivkonto).

Beispiel 4: Wir nutzen ein Darlehen der Bank Bankverein von Fr. 10'000.- zu 6% Zins, um ein Darlehen der Bank G. Wucher zu 15% Zins abzulösen. Bei beiden Banken (Passiven) haben wir Schulden.
Der Geschäftsvorfall bewirkt eine Abnahme der Schuld bei der Bank G. Wucher und eine Zunahme der Schuld bei der Bank Bankverein.
Buchungssatz: Bank G. Wucher an Bank Bankverein oder (G. Wucher | Bankverein). (Passivkonto/Passivkonto).

Zu jedem Geschäftsvorfall gehört ein Buchungssatz. Der Buchungssatz lautet: Soll an Haben

Der Buchungssatz    got to top

Zu jedem Geschäftsvorfall gehört ein Buchungssatz. Der Buchungssatz lautet: Soll an Haben

Wie die Beispiele zeigen, nennen wir zuerst das Soll-Konto und nachher das Haben - Konto. Zwischen die beiden Nennungen schreiben wir das Wort „an“ (Bank an Kasse) oder wir trennen mit „|“ (Post | Bank), beziehungsweise „/“ (Kasse / Post), sprechen aber das Wort „an“ trotzdem aus.

Betrachten wir die vier Beispiele und summieren alle Soll - Seiten und alle Haben - Seiten, dann stellen wir fest, dass die beiden Summen übereinstimmen müssen.

Es gilt die Regel: Summe SOLL = Summe HABEN

Soll und Haben    got to top

Bevor Werte in die Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung einfließen, werden im laufenden Geschäftsverkehr die Finanzen eines Unternehmens auf Konten erfasst. Ein Konto ist eine Tabelle mit zwei Spalten: Einer Soll- (S) und einer Habenseite (H).

"Soll" ist immer links, "Haben" ist immer rechts:

Früher, als die Konten noch in gebundenen Büchern geführt wurden, verwendete man zur Kontendarstellung das so genannte T-Konto. Die Darstellung ähnelt grafisch dem Buchstaben T. Heute hat das Konto ein anderes Aussehen, aber immer noch die Darstellung mit Soll und Haben. Die Wörter "Soll" und "Haben" sind dabei ohne inhaltliche Bedeutung und historisch bedingt. Es geht also nicht um "etwas haben" oder "etwas, das sein soll". Besonders der Begriff "Haben" wird oft falsch verstanden: Er bedeutet nicht "Besitzen"; er ist aus der Funktion des Lieferantenkontos zu erklären. Auf der rechten Seite dieses Kontos wurde nach dem Prinzip "Wir HABEN zu bezahlen!" der entsprechende Betrag eingetragen. Auf der linken Seite des Kundenkontos wurde eingetragen "Der Kunde SOLL bezahlen!" – deshalb also "Soll" als linke Seite eines Kontos.

Aufwand und Ertrag    got to top

Weiter stellen wir fest, dass mit diesen Buchungen noch kein Erfolg (Gewinn oder Verlust) bewirkt worden ist. Die Buchungen zwischen den Bestandeskonti sind erfolgsunwirksam oder erfolgsneutral.
Geschäftsvorfälle, die nur die Bestandesrechnung verändern, sind erfolgsunwirksam (erfolgsneutral). Das heisst aber nicht, dass dieses Unternehmen keinen Gewinn macht. Man kann auch sagen dass es alles ist, was ausschließlich die Bilanz betrifft.

In einer Unternehmung fallen Aufwendungen an und werden Erträge erzielt. Wir erweitern daher die Kontenarten und führen die Erfolgsrechnung ein.
Die Erfolgsrechnung kennt die beiden Kontenarten AUFWAND und ERTRAG

Der Kontenrahmen

Hinter den vier Kontenarten AKTIVEN, PASSIVEN, AUFWAND und ERTRAG steht eine grosse Zahl einzelner Konti. In einer Unternehmung ergeben sich, je nach deren Grösse, rasch einige Dutzend bis mehrere Hundert oder gar Tausende solcher Einzelkonti.

Damit ein geordnetes Buchen möglich bleibt, ist ein KONTENRAHMEN geschaffen worden. Der Rahmen sieht 10 Kontenklassen von 0 bis 9 vor und die Einzelkonti werden nach den Grundsätzen der Dezimalklassifikation nummeriert.

Für Gewerbe-, Industrie- und Handelsbetriebe gilt ein Kontenrahmen mit den zehn Klassen:
Klasse 1 Aktiven (10 Umlaufvermögen, 14 Anlagevermögen)
Klasse 2 Passiven (20 Fremdkapital, 28 Eigenkapital)
Klasse 3 Betriebsertrag
Klasse 4 Aufwand (Waren, Material, Drittleistungen)
Klasse 5 Personalaufwand
Klasse 6 Sonstiger Betriebsaufwand
Klasse 7 Betriebliche Nebenerfolge
Klasse 8 Betriebsfremder und ausserordentlicher Erfolg
Klasse 9 Abschlussrechnung
Klasse 0 frei

Die Klassen 4, 5 und 6 ergeben zusammen den BetriebsAufwand.
Betriebsaufwand und die Klassen 3 und 7 ergeben zusammen den Betriebserfolg.
Betriebserfolg und Klasse 8 ergeben zusammen den Unternehmenserfolg.

Klasse 1 Klasse 2 Klasse 3 Klasse 4
Aktiven Passiven Betriebsertrag Aufwand
10 Umlaufvermögen 20 Fremdkapital Lieferungen und Leistungen Material, Waren, Drittleistungen
14 Anlagevermögen 28 Eigenkapital


Klasse 5 Klasse 6 Klasse 7 Klasse 8
Aufwand Aufwand Ertrag – Aufwand Ertrag – Aufwand
Personal Sonstiges Betriebliche Nebenerfolge Ausserordentlicher und Betriebsfremd


Erscheinungsformen der doppelten Buchhaltung    got to top

Die Übertragungsbuchhaltungen.
Die chronologische und die systematische Verbuchung erfolgt in zwei Arbeitsgängen.
Zuerst wird die Journalbuchung vorgenommen. Aufgrund dieser Aufzeichnung erfolgt anschliessend die Übertragung auf die verschiedenen Konti, die nach bestimmten Kriterien, systematisch, geordnet sind.

Die Italienische Form und die amerikanische Form.

DIE ITALIENISCHE FORM

Eine der ersten Beschreibungen der doppelten Buchführung erschien 1494 von Luca Pacioli in Venedig . Die Zahl der Konti ist beliebig wählbar. Es fehlte dazumal noch eine geeignete Gliederung wie wir sie heutzutage kennen.

DIE AMERIKANISCHE FORM

Journal (Grundbuch) und die Konti (Hauptbuch) befinden sich auf einem Blatt. Dadurch ist die Zahl der Konti sehr begrenzt.

Der Kontenrahmen für KMU Kleine und mittlere Unternehmungen    got to top

Der neue „Schweizer Kontenrahmen für kleine und mittlere Unternehmungen in Produktion, Handel und Dienstleistung“ von Walther Sterchi wird publiziert vom Schweizerischen Gewerbeverband. Er ist aktuell der Standard für die diversen Konti (2015)
Wenn Sie die Unternehmenssteuererklärung einreichen, wird immer auch der Kontenrahmen mit eingereicht, so dass der Steuerkommissar versteht, wie gebucht wurde.
Der Kontenrahmen gehört als Anhang zur Bilanz und Erfolgsrechnung dazu. Damit wird die Systematik der vorliegenden Buchführung erklärt und für jede fachkundige Person sofort verständlich.
Mit der ISBN 3-9520486-1-5 erschien 1996 die erste Auflage. Der neue Kontenrahmen KMU löst den bisherigen Rahmen von Professor Käfer aus dem Jahr 1947 ab. Es dürften einige Jahre verstreichen, bis der „Kontenrahmen Käfer“ nicht mehr verwendet wird.

Der Jahresabschluss    got to top

Nachdem sämtliche Geschäftsvorfälle des laufenden Geschäftsjahres gebucht sind, wird der Jahresabschluss vorbereitet.
Es fallen folgende Arbeiten an:

  • Buchen der transitorischen Aktiven und Passiven. Transitorien sind Posten, die das Abschlussdatum überschneiden, wie beispielsweise eine vorausbezahlte Miete, wo ein Teil des Aufwandes erst die kommenden Monate belasten soll.
  • Voraussichtliche Verluste auf Forderungen (Debitoren) festlegen und buchen (Delkredere).
  • Vornahme aller Abschreibungen.
  • Bewerten einzelner Bilanzposten, wie beispielsweise den Wert eines vorhandenen Warenlagers (Inventar).

Der Jahresgewinn wird durch Abschreibungen und Bewertungen massgeblich beeinflusst. Vor einem definitiven Abschluss wird daher oft ein vorläufiger Jahresabschluss erstellt, der zu Änderungen in den Abschreibungen und den Bewertungen führen kann.

Die Abschreibungen

Mit den Abschreibungen berücksichtigen wir alle Wertminderungen auf dem Anlagevermögen (Maschinen, Geräte, Gebäude und so weiter), die sich durch Abnützung und technische Überalterung ergeben.
Die Abschreibungen können degressiv, linear oder progressiv erfolgen.
Die Wahl der Abschreibungsmethode ist beeinflusst von betriebswirtschaftlichen, steuerrechtlichen und unternehmerischen Gesichtspunkten.

Die Bewertungen

Zu bewerten sind die Aktiven und die Passiven. Verschiedene Posten in den aktiven und passiven können sich in ihrem Wert im abzuschliessenden Geschäftsjahr verändert haben. So ist zum Beispiel das Warenlager in seinem Inventarwert verändert. Die Bewertung der aktiven und der passiven lässt die Bildung oder die Auflösung stiller Reserven zu. Eine Bildung stiller Reserven erfolgt durch das Unterbewerten von Aktiven oder das Überbewerten von Passiven. Eine Auflösung stiller Reserven erfolgt durch das Überbewerten von Aktiven oder das Unterbewerten von Passiven.
Die konkreten Bewertungen sind beeinflusst von betriebswirtschaftlichen, steuerrechtlichen und unternehmerischen Gesichtspunkten.

Buchhaltung selber machen oder extern vergeben?    got to top

Eine wichtige Entscheidung ist von jedem neuen Geschäftsinhaber zu treffen. Wer macht die Buchhaltung?

Da für die Wenigsten "Buchhaltung" ein Lieblingsfach war, fühlt man sich nicht sattelfest und gibt die Buchhaltung gerne in professionelle Hände. Es würde sich für die paar Stunden Buchhaltung im Monat nicht lohnen, jemanden anzustellen. Rechnet man die Personalkosten in einer Vollkostenrechnung, so komt man schon mal auf 85 - 110.- CHF pro Stunde für einen angestellten Buchhalter (siehe dazu: Personal und Vollkostenrechnung).
Erfahrung zeigt, dass nebenher vom allgemeinen kaufmännischen Angestellten (also nicht professionellen Buchhalter) oder vom Geschäftsführer geführte Buchhaltungen oft nicht professionell gemacht werden.
Um Kosten zu sparen, gibt es auch eine Lösung dazwischen. Geschäftsführer oder der kaufmännische Mitarbeiter bereiten die Unterlagen entsprechend vor, machen eventuell die Lohnbuchhaltung selber auf einem vom Buchhalter vorgeschlagenen Programm und liefern die fertigen Unterlagen und Zahlen ab. Das spart Zeit und Geld und braucht relativ wenige, einfach zu erlernende Sachkenntnisse. Die online-Buchhaltungsprogramme und Lohnprogramme sind für eine solche Arbeitsteilung ideal. Der Buchhalter kann wenn nötig eingreifen oder Instruktionen geben, da er die Daten gleich online auch sieht.
Ein Buchhalter ist mit MWST, Steuern, Sozialversicherungen, aber auch mit Bilanzierungsregeln konfrontiert, welche sich permanent verändern. Eine permanenten Weiterbildung ist hier unablässig, um nicht den Anschluss zu verpassen. Bei der professionellen Buchhaltung müssen auch die Anschaffung von teuren Software-Lizenzen wie auch Wartungskosten berücksichtigt werden.
Die Preise für eine externe Buchführung durch einen Treuhänder oder Buchhalter im Kanton Zürich variieren von 120.- - 240.- CHF pro Stunde, wobei der Teuerere nich unbedingt der bessere Buchhalter ist. Die meisten Webseiten von Buchhaltern und Treuhändern legen ihre Preise nicht offen. Man kann man von einem relativ hohen Kostenansatz ausgehen.

Ein seriöser Buchhalter wird Ihnen keine Pauschale anbieten, denn verschiedene Faktoren sind unbekannt. Entweder bezahlen Sie zu wenig und dann macht der Buchhalter einen Verlust, was er nicht lange tun wird, oder Sie bezahlen zu viel, und dann sind Sie der Geprellte.

Der Zeitaufwand variiert erheblich. Verschiedene Faktoren beeinflussen die Zeit und somit den Preis.

  • Die Qualität der angelieferten Unterlagen. Das heisst: Geordnet oder ungeordnet, vollständig oder mangelhaft, rechtskoform oder "handgestrickt", usw.
  • Abklärungen, Telefonate, Briefe mit Ämtern, Behörden, Verbänden und anderen öffentlichen und halböffentlichen Stellen.
  • An- und Abmeldungen bei Versicherung, SUVA, AHV, usw.
  • Abholung der Unterlagen im Betrieb oder Lieferung zum Buchhalter. (Jede Stunde Arbeit, also auch Weg, kosten Geld)
  • Nötige Besuche des Buchhalters im Betrieb zwecks Schulung, Optimierung, Abklärung.

Wie Buchhaltungshonorare gerechnet werden.    got to top

Die Kosten werden nach Zeitaufwand berechnet. Sie werden durch verschieden Faktoren bestimmt. Ein Hauptunkt sind die Anzahl Buchungen, das heisst, wie viele Belege sind zu verbuchen, und gibt es innerhalb der Belege zu differenzieren in verschiedene Warenklassen oder Arbeitsgebiete, steuer- und nicht-steuerpflichtige Posten usw.
Dann wie und in welchem Zustand die Unterlagen durch Sie, den sogenannten Mandanten angeliefert werden. Sind die Belege aufbereitet und zeitlich kongruent mit den Bankdaten geordnet? Enthalten Sie alle nötigen Mehrwertsteuersätze korrekt? wird das electronic Banking mit genügend und sinnvollem Text versehen, so dass die zu- und Abgänge auf dem Bankauszug eindeutig mit den Rechnungen und Quittungen abgestimmt werden können? Hier können Sie wesentlich beitragen, die Kosten zu senken.
Wird die Lohnbuchhaltung mit einer "Exceltabelle" oder einem professionellen Lohnbuchhaltungssystem geführt? Ersteres bedingt möglicherweise eine komplette Neuerstellung durch den Buchhalter.

Somit kann eine Buchung inklusive der Vorbereitungen, damit überhaupt gebucht werdene kann schon mal 5 Minuten dauern. Einige Buchhalter rechnen vorsichtshalber generell 5 Minuten pro Buchung, um alle Vorarbeiten und Nachbearbeitungen miteinzuschliessen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass wir bis 1 Minuten pro Buchung herunterkommen können, dies allerdings auch nur unter guten Voraussetzungen.
Zur ungefähren Abschätung der Kosten rechnen Sie:
Anzahl Buchungen multipliziert mit (Minuten) geteilt durch 60 (Umrechnung Stunden) multipliziert mit (Stundenansatz).


Beispiel bei 1000 Buchungen a 3 Min. pro Buchung und Stundenansatz von 120.-CHF:   1000 x 3 : 60 x 120.00 = 6'000.00

Bei einem neuen Kunden muss der Buchhalter die Vorjahresdaten erfassen und einen sinnvollen Kontenplan besprechen und aufstellen. Dies braucht etwa 5 - 8 Stunden.

Zusätzlich zur reinen Buchhaltung gehört auch die Beratung des Unternehmens was finanzielle, versicherungstechnische, und steuerliche Fragen, aber auch Personal, Lieferanten, Abnehmer/Käufer und Behörden betreffen kann. Je nach Treuhandfirma werden hier wieder andere, meist höhere Stundensätze als in der Buchhaltung verrechnet. Zudem muss der Spezialist möglicherweise zu Ihnen in den Betrieb fahren. Die Reisespesen werden zum gleichen Stundenansatz wie die Beratungs- und Vorbereitungszeit gerechnet, da ja die Zeit dieser Person auch während der Fahrt gebunden wird. Dazu können noch Materialverbrauch und Porti kommen.
Ist es besonders dringend, beispielsweise zur Erfüllung einer Einsprachefrist bei einer Stuereinschätzung, kann ein Zuschlag von 50% - 100% gerechnet werden.
Kostenvorschuss: Jeder Buchhalter oder Treuhänder ist berechtigt, auf einem Kostenvorschuss für die zu erledigenden Arbeiten zu bestehen. Auch wenn das nicht immer zwingend verlangt wird, ist in eigenem Interesse zu empfehlen, regelmässige Vorauszahlungen zu leisten.

Meistens ist die Ersparnis bei der Steuerbelastung grösser als das Honorar für den professionellen Buchhalter oder Treuhänder. Also schlussendlich lohnt es sich, die Buchhaltungsarbeiten extern zu vergeben. Der nichmaterielle Gewinn an Ruhe und Sicherheit, mehr Freizeit und Konzentration auf das Kerngeschäft sind Werte die nicht so einfach in Franken zu messen sind.

Ordnung der Belege und Unterlagen für die Buchhaltung    got to top

Ordnung der Unterlagen spart Zeit und Geld

Wie Sie aus den vorangehenden Ausführungen sicher verstanden haben, können Sie den Aufwand des Buchhalters dramatisch verringern, wenn Sie die diversen Bücher in guter Ordnung halten. Machen Sie die Buchhaltung selber, so werden sie mit einer guten Ordnung selber weniger Zeit dafür brauchen.

Journal    got to top

Heutzutage wird von Ihnen nicht mehr verlangt, ein Journal von Hand zu führen. Machen Sie allerdings eine vereinfachte Buchhaltung als Kleinstbetrieb, kann es ganz nützlich sein, ein Journal als zusätzliches Beweismittel vorlegen zu können. Wenn es auch nur in Form einer Excel Tabellle wäre, die man ausdrucken kann.

Für eine professionelle Buchhaltung mit einer Profi-Software entfällt das separate Eintragen im Journal. Es wird automatisch vom System generiert und kann als Liste aller Buchungen geordnet nach Zeit ausgedruckt werden.
Verlangen Sie auf jeden Fall den Ausdruck der Journals von Ihrem Buchhalter und ordnen Sie dieses zusammen mit der Bilanz und Erfolgs & Verlustrechnung ein. Falls mal die Software nicht funktioniert, Sie den Buchhalter wechseln oder Sie einfach etwas nach zeitlicher Reihenfolge suchen möchten, ist das Journal wichtig. Auch bei einer Inspektion, wo nicht mit der Software sondern auf Papier geschaut wird, benötigen Sie das Journal. Es wird von der Geschäftsbücher-Verordnung auch verlangt. (Es muss übrigens wie alle Bücher mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden)

Hauptbuch und Nebenbücher    got to top

Von einem Hauptbuch zu sprechen ist eigentlich falsch. Wir meinen konkret die diversen Kontenblätter. Der Ausdruck Haupbuch ist historisch bedingt. Heutzutage sind das die diversen Konten der Eingänge und Ausgänge, geordnet nach geschäftlich sinnvollen Kriterien.

Debitoren (Schuldner, der Waren oder Leistungen bezogen hat. lat. debere "schulden")

Debitoren: Praktisch gesehen, handelt es sich um einen Ordner, wo Sie alle Rechnungen, welche Sie an Ihre Kunden schreiben in Kopie ablegen. Das erlaubt Ihnen gleichzeitig eine einfache Debitorenkontrolle. Wenn nämlich auf der Bank oder auch per Barzahlung Geld für eine bestimmte Rechnung die sie geschrieben haben eingeht, dann suchen Sie im Debitorenordner die Rechnung heraus und machen im oberen Teil der Rechnung mit grünem Stift handschriftlich den Eintrag, auf welchem Konto (Bank, PostFinanz) und zu welchem Buchungstag gemäss Kontoauszug das Geld eingegangen ist. Z.B. Postfinance 12.3.2015
Den Kontoauszug lassen Sie so, wie er ist und machen dort keinen Eintrag irgendwelcher Art, ausser ergänzenden Angaben zum Einzahler, falls das aus dem Kontoauszug der Bank nicht klar und deutlich ersichtlich ist. Unvollständigkeit der Bankauszüge kann auch vorkommen, weil der Einzahler nicht genügend Angaben bei seiner Einzahlung gemacht hat. Sie könnten also wenn nötig auf dem Bankauszug auch in grün ergänzen: Kundenname, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlung für ... usw.

Sie könnten zwei Debitorenordner führen. Einen mit den noch offenen Rechnungen an Kunden und einen mit den bezahlten Rechnungen, die dann die wie oben erwähnten Ergänzungen in grün enthalten. Somit hätten Sie im Debitorenordner immer eine übersicht der noch offenen Rechnungen und können selber bestimmen, wann Sie Mahnungen schreiben, Betreibungen einleiten usw.
Für den Buchhalter zählt unter dem Jahr vor allem der Ordner mit den bereits erhaltenen Zahlungen bei kleineren Betrieben. Grössere Betriebe und solche, welche mit der Mehrwertsteuer nach vereinbarten Entgelten abrechnen, müssen alle Debitoren, also auch noch ausstehende Forderungen einbuchen. Ordnen Sie diese zeitlich von Januar bis Dezember und nicht umgekehrt, denn die Bankauszüge werden analog dazu auch von Januar bis Dezember eingeordnet. Der Buchhalter muss die Bankgutschriften mit den Rechnungen abstimmen und mit seinem meist roten Stift auf beiden, also Bank und Rechnung die Buchung eintragen. Z.B. 1010/3000 ("PostFinance" an "Ertrag aus Servicelseistungen").
übrigens sollten Sie selber bei den Ergänzungen nicht mit rot schreiben, sondern mit Grün. Das macht es für den Buchhalter einfacher es von der schwarzen oder blauen Schrift auf den Rechnungen zu unterscheiden und er weiss, dass es sich um ergänzende Eintragungen handelt. Der rote Stift wird vom Buchhalter benutzt, um sofort zu sehen, wie er gebucht hat. Und falls es eine Kontrolle durch die Mehrwertsteuer, AHV oder Steuerbehörde gibt, können diese den Buchungssatz 1010/3000 schnell eruieren.
Das mit den Farben ist keine gesetzliche Regelung. Es handelt sich lediglich um eine praktische Arbeitserleichterung. Besprechen Sie auf jeden Fall die gewünschten Farben mit Ihrem Buchhalter. Es ist eine Massnahme mehr, welche die Geschwindigkeit beim Buchen verbessert, und damit Ihre Kosten senkt.

Anstatt zwei Ordner, können Sie auch alle Debitoren in einem einzigen Ordner ablegen, wobei Sie dann aber trotzdem in zwei Abteilungen trennen sollten. Die unbezahlten und die bezahlten Rechnungen.
Die zeitliche Reihenfolge von Januar bis Dezember ist deshalb wichtig, da die Buchhalter beim Nachschlagen, Buchen und überprüfen gerne den Bank/Postkonto Ordner neben den Debitorenordner legen und gleichzeitig von vorne nach hinten blättern.

Aus Ihrer sicht, sind Debitoren (lat. debere "schulden") Forderungen, die sich aus Warenlieferungen oder Dienstleistungen ergeben. Um diese Schulden gegen andere abzugrenzen, gibt es eine eigene Bilanzposition ("Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen", und das Pendant dazu: "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen"). Damit wird im Rahmen der Bilanzklarheit erreicht, dass ein Aussenstehender sich ein Bild über den Anteil der Debitoren am gesamten Forderungsbestand verschaffen können. Handelsrechtlich gehören diese Forderungen zum Umlaufvermögen, für das bei der Bewertung der Vermögensgegenstände das strenge Niederstwertprinzip gilt. Das Nierderstwertprinzip bewertet bei der Bilanzierung von Debitoren ausstehende Zahlungen je nach Einbringlichkeit zu einem vorsichtigen Satz, was dann zu Wertberichtigungen/Abschreibungen auf Forderungen führt.

Kasse    got to top

Je nach Betrieb ist ein Kassenzettel für die Tagesbuchungen jeder Kasse vorhanden. Diese sollen täglich nach Schliessung des Geschäfts ausgedruckt und geordnet nach Kasse und in zeitlicher Reihenfolge zusammengeklippt werden (Postitch).

Wird zusätzlich noch eine Kassenkontrolle mit einem manuellen Kassenbuch oder Zetteln geführt, so gehört diese zum jeweiligen Tag dazu. Eine Kassenkontrolle beinhaltet:

  • den Kassenstand am Morgen bei Öffnung des Geschäfts
  • Entnahmen von Beträgen aus der Kasse und Deponierung im Tresor
  • der Kassenstand am Abend nach Schliessung des Geschäfts.

Bank oder Postunterlagen    got to top

Bank oder Postüberweisungen an das Konto des Unternehmens, sind auf dem Monatsauszug ersichtlich und können allenfalls noch mit handschriftlichen Ergänzungen versehen werden, (mit grüner Farbe zur Unterscheidung) falls der Auszug nicht genügend Informationen liefert. Es muss ersichtlich sein von wem das Geld kommt und für was es bezahlt wird.
Wurde vorher eine Rechnung an den Kunden geschrieben, so soll diese Rechnung zu den Unterlagen "Kreditoren" eingeordnet werden. Es sollte auf der Rechnung von Hand oder mit einem Stempel eingetragen werden, wann bezahlt wurde und wie. Beispiel: (BEZAHLT Postfinance 12.03.2013). Bei mehreren Konten unbedingt das genaue Konto angeben!

Sie machen Zahlungsanweisungen aufgrund einer Rechnung an Sie. Diese Rechnung muss aufbewahrt werden. Zusammen mit dem Monatsauszug der Bank oder Post kann die Bankzahlung nachverfolgt werden. Es sollte auf der Rechnung von Hand oder mit einem Stempel eingetragen werden, wann bezahlt wurde und wie. Beispiel: (BEZAHLT Postfinance 21.04.2013)

Auf den monatlichen Bankauszügen kann man die Gutschriften und Abbuchungen sehen, die einem Debitor oder Kreditor zugeordnet werden. Um die Buchungsarbeit zu beschleunigen, notiert man auf der Rechnung an den Kunden, und der Rechnung oder Quittung vom Kunden das Datum, das wir auf dem Bankauszug sehen, wann die Bank die Transaktion erfasst hat. (Nicht das Valutadatum nehmen, weil das erfahrungsgemäss nicht immer sequentiell aufgelistet wird auf Bankauszügen.)

Kreditoren    got to top

Ein Kreditor (lat. "credere" = "glauben, anvertrauen") ist die Firma/Person, die Ihnen Forderungen aus Lieferungen oder Leistungen an Sie stellt. Ein anderes Wort dafür ist auch Gläubiger (Definition Gläubiger: Jemand, der einem anderen Geld geliehen hat; Wer von einem anderen, dem Schuldner, eine Leistung fordern kann). Man nennt ihn Kreditor, weil er als Lieferant oder Dienstleister die Risiken eines Kreditgebers übernimmt. Ihr Lieferant gibt Ihnen sozusagen einen Kredit, wenn er Waren oder Dienstleistungen liefert, die Sie dann nach 30, 60 oder 90 Tagen bezahlen. Falls es Ihrem Geschäft schlecht gehen sollte, muss er womöglich ganz auf die Bezahlung verzichten oder es gibt noch längere Verzögerungen.

Die Kreditoren, also alle ausstehenden und alle bezahlten Rechnungen sind in einem separaten Ordner. Sie können diesen mit "Aufwand" beschriften, denn hier werden die Quittungen für die Bezahlung Ihrer bezogenen Waren, die Rechnungen und die abgestempelten Einzahlungsscheine, oder einfach die Rechnungen mit dem Eintrag (wieder in Grün) des Datums der Bank/Postüberweisung abgelegt.
Wir empfehlen, die noch offenen Rechnungen separat von den bezahlten Rechnungen abzulegen. Buchhalterisch macht es sinn, diese in zeitlicher Reihenfolge abzulegen, wie die Debitoren, aber zur Vereinfachung der Verwaltung kann man A - Z nach Name des Kreditors ablegen. Falls Sie von A - Z ablegen, dann sollten Sie diese vor der Übergabe an den Buchhalter neu nach zeitlicher Abfolge einordnen. Der Grund ist, weil die Bankauszüge mit den per Bank bezahlten Kreditoren abgeglichen werden müssen.
Beim electronic Banking ist es wichtig, dass Sie genügend Notizen dazuschreiben, dass Empfänger des Geldes, Zweck und andere wichtige Details eingetragen werden. Das erleichtert die Beweisführung, dass es sich um eine tatsächliche Aufwendung für das Geschäft handelt, aber auch für den Buchhalter zur eindeutigen Identifizierung und Zuordnung der Zahlung.
Erhalten Sie Quittungen gegen Bar oder Kreditkartenzahlung, sollte auf dem Beleg genügend Informationen vorhanden sein, um für jeden aussenstehenden klar verständlich zu machen, was man gekauft hat, wann und wieviel bezahlt wurde.

Quittungen für Barzahlungen    got to top

Für jede Sache die wir kaufen, erhalten wir einen Beleg. Wenn nicht muss dies verlangt werden. Das können kleine Kassenzettel sein für Konsumation von Essen und Getränken, Druckerslips an Tankstellen für Treibstoff, Kassenzettel für einen Einkauf im Warenhaus aber auch grössere Quittungen im Format A4 . Auch eine Handquittung für eine getätigte Zahlung ist ein Beleg.

Meistens werden diese Belege Quittungen genannt. Sie müssen enthalten:
den Betrag und
wofür bezahlt wird, also angaben zur Ware oder Dienstleistung,
das Datum
und die verkaufende Firma.

Besondere Anschaffungen    got to top

Kaufen Sie sich Mobiliar, grössere Maschinen, Autos oder auch Gebäude und Anlagen, behalten Sie auf jeden Fall sämtliche Papiere zu diesen Gegenständen und übergeben Sie die der Buchhaltung. Auf solchen Aktivposten erfolgen Abschreibungen, weshalb alle Angaben nötig sind. Es macht einen grossen Unterschied ob Sie ein Gebäude kaufen das 3 Jahr alt ist, oder eines das bereits 20 Jahre steht und bald mal Renovationen und grössere Unterhaltsarbeiten benötigt.
Bei Fahrzeugen ist relevant ob das Auto erst 23'000 Km oder 320'000 Km Fahrleistung aufweist.
Bei gebrauchten Geräten und Maschinen ist die Betriebsdauer wichtig und wie und wann Wartungen vorgenommen wurden.

Diese Mobilien, Immobilien, und Waren werden im Inventar separat aufgeführt. (siehe unten)

Kredite    got to top

Verlangen Sie vom Kreditgeber eine Jahresabrechnung über die von Ihnen geleisteten Abzahlungen, von den Zinszahlungen und dem Kontostand per 31.12. Diese Abrechnung muss dem Buchhalter als Beleg eingegeben werden.

Leasing    got to top

Es handelt sich auch um eine Form von Kredit. Also fallen Zinsen an, welche wie bei einem Kredit ausgewiesen werden müssen. Also auch bezahlte Zinsen und Kontostand per 31.12.

Handelt es sich um eine echte Miete und keinen Mietkauf, so müssen dazu auch die Details schriftlich dem Buchhalter abgegeben werden.

Konten auf Bank und Post    got to top

Banken senden in der Regel automatisch per 31.12. einen Jahresabschluss- Saldo. Wenn nicht, verlangen sie einen und reichen Sie diese dem Buchhalter ein. Darauf sollen auch Kontogebühren und Zinsen aufgeführt sein.

Jeden Monat wird eine monatliche Abschluss auf dem Post- oder Bankkonto erstellt. Dieser wird entweder auf Papier zugesandt oder kann per E-Banking ausgedruckt werden. Achten Sie darauf, dass die Auszüge möglichst ausführlich sind, also so viel Details wie möglich enthalten und nicht nur einen Zweizeiler per Posten. Damit wird die Überprüfbarkeit erleichtert und die Buchführung erheblich beschleunigt.
Erfahrungsgemäss liefert hier die Post ausgezeichnete Auszüge mit mehrzeiligen Beschreibungen.

Vermeiden Sie auf jeden Fall Sammelbuchungen auf dem Kontoauszug, da diese einen zusätzlichen buchhalterischen Aufwand bedeuten. Buchhalterisch können wir nicht einfach eine Sammelbuchung erfassen, sondern müssen aus Gründen der Nachvollziehbarkeit jede Sammelbuchung in ihre Einzelbuchungen aufgliedern und erfassen. Meistens kann man bei den Einstellungen im E-Banking den verkürzten oder langen Auszug wählen. Ist das nicht möglich, wenden Sie sich an den Support Ihrer Bank um dies auf den ausführlichen, langen Bankauszug zu ändern.

Inventar    got to top

Zum Bilanzstichtag, in den meisten Betrieben ist das der 31.Dezember, soll ein Inventar aufgestellt werden. Darin sind sämtliche Aktiven und Passiven aufgeführt und ergänzen die summarische Aufzählung in der Bilanz mit entsprechenden Details. Es ist Vorschrift, eine solches Inventar zu führen.

Es ist üblich, zuerst das Umlaufvermögen und anschliessend das stehende Vermögen (Anlagevermögen) aufzuführen. Innerhalb des Umlaufsvermögens werden die Aktiven nach dem Grad ihrer Liquidierbarkeit aufgeführt, das heisst der Möglichkeit ihrer Umwandlung in Bargeld. Da die Kasse bereits Bargeld ist, erscheint dieser Aktivposten an erster Stelle. Bank- und Postguthaben können sofort in Bargeld verwandelt werden, weshalb sie unmittelbar danach aufgeführt sind. Debitoren und Waren benötigen für die Umwandlung in Bargeld eine bestimmte Zeit. Beim stehenden Vermögen it es üblich, die Immobilien (Grundstücke, Fabrik- und Wohngebäude) nach den Mobilien (Mobiliar, Maschinen, Geräte, Fahrzeuge) aufzuführen.

Umlaufvermögen
  • Kasse (Bargeld)
  • Bank- und Postguthaben
  • Wertpapiere
  • Debitoren (offene Forderungen)
  • Fertige Erzeugnisse (in Produktionsbetrieben)
  • Waren zum Verkauf
  • Unfertige Erzeugnisse (in Produktionsbetrieben)
  • Betriebsstoffe (Flüssigkeiten, Chemikalien, Benzin und Dieselöl usw.)
  • Hilfsstoffe
  • Rohstoffe (Rohmaterialien zur Produktion)
Anlagevermögen (stehendes Vermögen)
  • Immobilien (Gebäude und Grundstücke)
  • Mobiliar (Möbel, Betriebsausstattung, Geschäftsausstattung)
  • Fahrzeuge (Fuhrpark)
  • Maschinen, Geräte

Das Inventar aufnehmen, Inventur machen, Bestandesermittlung

Das Inventar stellt zum grossen Teil eine physiche Sache dar, die nicht einfach nur auf dem Papier exististiert. Besonders die im Umlaufvermögen enthaltenen Fertigprodukte, Waren zum Verkauf, unfertige Erzeugnisse, Betriebs- und Hilfsstoffe sowie Rohstoffe ändern sich während dem Geschäftsbetrieb dauernd. Auf den Bilanzstichtag (in der Regel der 31.Dezember) muss durch eine physische Inspektion der Bestand festgestellt werden. Man muss also körperlich ins Lager oder in die Verkaufsräumlichkeiten gehen und zählen, wägen, messen, schätzen. Nur wenn dies nicht möglich ist (bei Grundstücksbeständen, Grundpfandrechten, Darlehen), werden buchhalterische Unterlagen herangezogen.

Damit das Inventar korrekt aufgenommen werden kann, müssen dazu je nach Art der Waren oder Erzeugnisse spezielle Listen geführt werden. Dabei soll die Menge, das Alter und der Einkaufswert, sowie bei bestimmten Posten auch der aktuelle Wert erfasst werden. Es kann sinnvoll sein, neben dem Einkaufspreis auch den Verkaufspreis zu notieren.
Einfacher wird es, wenn die Waren mit einem Barcode versehen sind und diese mit Hilfe eines Barcodelesers mit allen Details erfasst werden können. Ansonsten bedeutet es tatsächlich in die Regale hineinzusehen, zu zählen und auf der Liste zu notieren.

Kaufmännische Buchführung oder eine vereinfachte Buchhaltung?    got to top

Es ist grundsätzlich zu unterscheiden, ob es sich um eine Einzelfirma oder Juristische Person handelt, also GmbH, AG, Ko KG, Genossenschaft. Jede juristische Person ist ein eigenes Steuersubjekt und die Buchführung muss professionell erfolgen. Also eine kaufmännische Buchhaltung ist zwingend notwendig, auch wenn der Umsatz von 100'000 noch nicht erreicht ist (Art. 957 OR).
Bei einer Einzelfirma verlangte die Steuerbehörde bis jetzt ab einem Umsatz von 100'000 CHF im Jahr, eine professionelle Buchführung. Diese Limite ist auf 500'000 angehoben worden. Darunter dürfen Sie die Buchführung vereinfachen. Eine Bilanz ist noch nicht erforderlich.

Es muss dann "lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage" Buch geführt werden. In Art. 957 Abs. 3 OR wird dennoch die sinngemässe Anwendung der Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gem. Art. 957a Abs. 2 OR verlangt, womit auch die betroffenen Unternehmen verpflichtet werden,

•über relevante Geschäftsfälle systematisch, vollständig und wahrheitsgetreu Aufzeichnungen vorzunehmen;

•für jeden Eintrag einen Belegnachweis zu erbringen (schriftlich oder elektronisch, vgl. Art. 957a Abs. 3 OR), damit die Eintragungen nachprüfbar bleiben; dies dürfte in der Praxis über Quittungsdoppel, Registrierkassenstreifen o.ä. (Bareinnahmen) bzw. Quittungen und sonstige Nachweise für Barausgaben sowie Bank und Postbelege gewährleistet sein. Neben den Belastungs- und Gutschriftsanzeigen bzw. Einträgen im Kontoauszug sind nach unserer Ansicht zur Nachprüfbarkeit auch Unterlagen über das der Zahlung zugrunde liegende Verpflichtungsgeschäft und allenfalls Differenzen zwischen vereinbartem und tatsächlich geflossenem Entgelt als Belege nötig. Konkret wären dies Rechnungen bzw. Rechnungskopien, nötigenfalls mit handschriftlichen Vermerken über Skontoabzüge, nachträgliche Rabatte usw. Je nach Sachlage können auch Verträgen und Korrespondenzen Belegfunktion zukommen;

•die Aufzeichnungen so vorzunehmen, dass ein Sachverständiger sie nachprüfen könnte.

Was im ersten Moment einfach tönt, wird in der Praxis doch etwas mehr an Detail verlangen. Deshalb ist zu überlegen, ob man nicht freiwillig eine ordentliche, kaufmännische Buchhaltung führt, da der Aufwand nur geringfügig grösser ist. Speziell auch, da es dabei standardisierte Abläufe, Know-How und Software gibt, die sich während Jahren als effizient erwiesen hat. Stichhaltigkeit und nachprüfbarkeit der Buchhaltung für externe Stellen wie Steuerbehörden, Banken, Investoren werden durch eine ordnungsgemässe, kaufmännische Buchhaltung auf jeden Fall gewährleistet.

Was die Belege und dazugehörigen Unterlagen anbelangt, unterstehen diese selbstverständlich auch der Aufbewahrungsfrist von mind. 10 Jahren, genau wie eine kaufmännische Buchführung.
Die Buchführung ist auch ein Instrument der externen Rechenschaftspflicht, also gegenüber Behörden, Banken, Investoren usw.. Obwohl nicht unbedingt notwendig, könnte sich eine kaufmännische Buchhaltung deshalb auch für eine kleinere Einzelfirma trotzdem lohnen. Bei einem Umsatz unter 500'000 gibt es entsprechend wenig Buchungen. Damit alle steuerbeeinflussenden Instrumente wie Abschreibungen etc. angewendet werden können, muss man der Steuerbehörde glaubhaft machen, ein ernsthaftes Geschäft zu betreiben und nicht nur ein Hobby. Kaufmännische Buchhaltung, ein Eintrag im Handelsregister, Anmeldung bei der AHV und Unfallversicherung unterstützen diesen Punkt.
Ein Verkauf der Firma oder Beizug von Investoren, ist ohne professionell geführte Buchhaltung fast nicht durchführbar. Auch Kreditgeber wollen Ihre Bilanzen für die letzen paar Jahre sehen, um sich ein Bild zu machen. Werden diese durch externe Buchhalter erstellt, verleiht das den Zahlen glaubwürdigket, denn der Buchhalter ist verpflichtet, die Prinzipien des Berufsstandes und die gesetzlichen Regelungen strikt zu beachten.
Achtung! Auch als Einzelfirma muss man sich zwingend im Handelsregister anmelden ab einem Umsatz (nicht Gewinn) von 100'000 CHF im Jahr.

Anforderungen aus Sicht der MWST und Steuerbehörde: Nachvollziehbarkeit    got to top

Unabhängig davon, ob man eine vereinfachte Buchführung oder eine kaufmännische Buchführung macht, muss von einer Fachperson nachvollziehbar sein, was wie gebucht wurde. Die Eidgenössische Steuerverwaltung mit der Mehrwertsteuer und die Steuerbehörde werden die Unterlagen prüfen. Revisionen mit einer Prüfung vor Ort werden durch die EST (Mehrwersteuer) regelmässig durchgeführt.

Ordnungsgemässe Buchhaltung ist nachvollziehbar, klar, wahr, vollständig OR 957 ff    got to top

Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung    got to top

Diese Grundsätze sind in verschiedenen gesetzlichen Vorschriften enthalten, ergeben sich aber insgesamt aus der bewährten kaufmännischen Praxis. Sie lassen sich in den drei Grundprinzipien "Wahrheit", "Klarheit", "Vollständigkeit" und "Nachvollziehbarkeit" zusammenfassen. Wahrheit in der Buchführung bedeutet, dass alles so gebucht werden muss, wie es wirklich vorgefallen ist. Scheinbuchungen über Vorgänge, die nicht tatsächlich stattgefunden haben, sind verbotene Fälschungen. Klarheit bedeutet, dass alles übersichtlich, eindeutig, lesbar, nachvollziehbar und geschützt vor Fälschungen sein muss.

Belegpflicht    got to top

Eine sich aus der Forderung nach Wahrheit und Klarheit zwingend ableitende Regel lautet, dass keine Buchung erfolgen darf, ohne dass ein Beleg vorliegt. Wenn der Beleg nicht aus dem Geschäftsvorfall direkt entsteht (zum Beispiel Eingangsrechnung, Quittung), ist ein Eigenbeleg anzufertigen (Kopie der Ausgangsrechnung, Lohnbeleg, Materialentnahmeschein, Abschreibungsbeleg, ...). Bei der Anfertigung von Eigenbelegen ist von vornherein zu bedenken, dass sie jeder Revision standhalten müssen, besonders auch vor dem Finanzamt. Für Buchführungsunterlagen bestehen Aufbewahrungspflichten (10 Jahre bei Handelsbriefen und bei Buchhaltungsbelegen).

Organisationsgrundsätze der Buchführung (OR 957 ff)    got to top

  • Jeder Geschäftsvorfall ist in einem Beleg zu erfassen.
  • Die Belege sind fortlaufend, vollständig und zeitnah zu erfassen.
  • Die Geschäftsvorfälle sind zu systematisieren.

Buchungsgrundsätze für eine kaufmännische Buchhaltung    got to top

  • Grundsatz der Klarheit und übersichtlichkeit
  • Grundsatz der Vollständigkeit. Lückenlose Erfassung aller Geschäftsfälle.
  • Sie muss verlässlich sein. Grundsatz der Richtigkeit und Wahrheit. Keine Buchung ohne Beleg, Belege nicht unleserlich machen
  • Sie muss das Wesentliche enthalten. Grundsatz der Nachprüfbarkeit
  • Sie muss vorsichtig sein.
  • Es sind bei der Darstellung und der Bewertung stets die gleichen Massstäbe zu verwenden.
  • Aktiven und Passiven sowie Aufwand und Ertrag dürfen nicht miteinander verrechnet werden. Keine Buchung ohne Gegenbuchung (Gegenkonto)

Schlusswort    got to top

Nach dem Durchlesen der obigen Ausführungen, sollten Sie ein gutes Verständnis der grundlegenden Prinzipien der Buchhaltung, der wichtigsten gesetzlichen Vorschriften dazu und praktische Anleitung für eine zweckmässige Vorbereitung Ihrer Geschäftsunterlagen für den externen Buchhalter erhalten haben.

Um selber die gesamte Buchfürung zu machen, braucht es weitergehendes Know-How und Praxis. Durch das Verständnis könne Sie jedoch Ihre Buchführungskosten senken, die Qualität Ihrer Unterlagen für die Buchführung verbessern und die Zusammenarbeit mit dem Buchhalter auf eine professionelle Basis stellen. Sie haben ein grundlegendes Verständnis der Bilanz und der Erfolgsrechnung.

Wir wünschen Ihnen und Ihrem Geschäft viel Erfolg!